1. Bối cảnh

Tại nhiều khu đô thị hiện nay, Chủ đầu tư đã đầu tư hệ thống tiện ích nội khu như bể bơi, phòng gym, onsen, phòng thể thao, co-working space, khu sinh hoạt cộng đồng… nhằm phục vụ cư dân và nâng cao trải nghiệm sống.

Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều tiện ích chưa được khai thác tối ưu. Một số khung giờ bị quá tải, trong khi nhiều khung giờ khác lại gần như bỏ trống. Bên cạnh đó, các khu đô thị mở như Ocean Park, Ecopark… thường có lượng khách vãng lai lớn, nhưng Ban quản lý chưa có công cụ đủ tốt để kiểm soát, cấu hình chính sách sử dụng và chuyển lượng traffic này thành nguồn doanh thu hợp lý.

Điều này đặt ra bài toán: làm sao để vừa đảm bảo quyền lợi cư dân, vừa khai thác hiệu quả tiện ích, tạo thêm nguồn thu cho Ban quản lý, từ đó góp phần giảm áp lực lên phí dịch vụ tính theo m².

2. Bài toán

Ban quản lý cần giải quyết đồng thời nhiều vấn đề:

Thứ nhất, phải xác định rõ tiện ích nào thuộc quyền sử dụng của cư dân, tiện ích nào có thể khai thác mở rộng cho người thân, khách thuê hoặc khách vãng lai.

Thứ hai, phải có công cụ để cấu hình giá, khung giờ, nhóm đối tượng sử dụng và chính sách ưu đãi khác nhau.

Ví dụ:

• Cư dân sử dụng miễn phí hoặc trả phí ưu đãi.

• Người thân của cư dân được giảm giá theo chính sách riêng.

• Khách vãng lai sử dụng theo biểu phí thương mại.

• Khách thuê sử dụng tiện ích nhưng chủ nhà vẫn có thể theo dõi thông tin, hóa đơn, lịch sử thanh toán theo nhu cầu.

Thứ ba, Ban quản lý cần báo cáo đủ rõ để biết tiện ích nào đang được sử dụng tốt, tiện ích nào đang kém hiệu quả, khung giờ nào đông, khung giờ nào trống, nhóm khách nào tạo doanh thu tốt nhất.

Thứ tư, sau một thời gian khai thác, nếu lượng khách vãng lai tăng lên, Ban quản lý cần có cơ sở để mở thêm các dịch vụ phụ trợ như canteen, đồ uống, in ấn, thuê không gian, dịch vụ tiện ích… nhằm tạo thêm nguồn thu ổn định cho dự án.

3. Giải pháp

DemePro hỗ trợ Ban quản lý khai thác tiện ích theo hướng cấu hình linh hoạt và vận hành dựa trên dữ liệu.

Giai đoạn 1: Cấu hình chính sách sử dụng tiện ích

Ban quản lý cấu hình trên hệ thống các nhóm tiện ích như:

• Bể bơi.

• Gym.

• Onsen.

• Phòng thể thao.

• Co-working space.

• Khu sinh hoạt cộng đồng.

• Dịch vụ đồ uống, đồ ăn nhẹ, in ấn, thuê thiết bị…

Với mỗi tiện ích, hệ thống cho phép cấu hình:

• Đối tượng sử dụng: cư dân, người thân cư dân, khách thuê, khách vãng lai.

• Khung giờ sử dụng.

• Giá theo từng khung giờ.

• Chính sách giảm giá.

• Hình thức thanh toán.

• Người nhận thông báo/hóa đơn: chủ nhà, khách thuê hoặc cả hai theo cấu hình.

Ví dụ, cư dân mời người thân sử dụng bể bơi có thể được giảm giá vào một số khung giờ nhất định. Khách vãng lai sử dụng co-working space sẽ thanh toán theo giá thương mại. Khách thuê sử dụng tiện ích nhưng chủ nhà vẫn nhận được báo cáo hoặc hóa đơn nếu có yêu cầu.

Hướng dẫn sử dụng: Cách cấu hình các dịch vụ tiện ích trong dự án trên Demepro

Giai đoạn 2: Theo dõi báo cáo và tối ưu lại cấu hình

Sau một tháng vận hành, hệ thống tự tổng hợp các báo cáo như:

• Lượng người sử dụng từng tiện ích.

• Doanh thu theo từng tiện ích.

• Doanh thu theo nhóm đối tượng.

• Khung giờ cao điểm/thấp điểm.

• Tỷ lệ sử dụng của cư dân so với khách vãng lai.

• Các dịch vụ phụ trợ có nhu cầu cao.

Từ các báo cáo này, Ban quản lý quay lại điều chỉnh cấu hình.

Ví dụ:

• Giảm giá khung giờ thấp điểm để tăng lượt sử dụng.

• Tăng giá hoặc giới hạn khách vãng lai ở khung giờ cư dân sử dụng nhiều.

• Mở thêm gói ưu đãi cho người thân cư dân.

• Bổ sung bán nước, đồ ăn nhẹ, in ấn tại co-working space.

• Chào thầu canteen nếu lượng khách sử dụng tiện ích đủ lớn.

Như vậy, DemePro không chỉ ghi nhận dữ liệu, mà còn giúp Ban quản lý dùng dữ liệu để điều chỉnh mô hình khai thác tiện ích theo từng giai đoạn.

Hướng dẫn sử dụng: Xem báo cáo liên quan đến tiện ích trong dự án

4. Kết quả

Sau hai lần cấu hình và tối ưu, khu đô thị có thể đạt được nhiều kết quả rõ ràng:

• Tiện ích được khai thác hiệu quả hơn, không bị lãng phí đầu tư.

• Cư dân có thêm trải nghiệm sống tốt hơn với nhiều dịch vụ nội khu.

• Ban quản lý có thêm nguồn doanh thu từ tiện ích, dịch vụ phụ trợ và khách vãng lai.

• Chủ nhà có thể theo dõi thông tin sử dụng tiện ích của khách thuê theo cấu hình mong muốn.

• Dữ liệu vận hành trở nên minh bạch hơn, dễ kiểm soát hơn.

• Nguồn thu từ tiện ích có thể góp phần bù đắp chi phí vận hành chung như điện công cộng, nhà thầu dịch vụ, bảo trì, bảo dưỡng hoặc các khoản chi hợp lệ khác theo quy chế tài chính của dự án.

• Khi doanh thu vận hành tăng lên, áp lực lên biểu phí dịch vụ tính theo m² có cơ hội được giảm hoặc tối ưu hơn cho cư dân.

Xa hơn, việc kéo thêm traffic từ khách vãng lai cũng giúp tăng sức sống cho khu đô thị. Các hộ kinh doanh, cửa hàng, dịch vụ nội khu có thêm khách hàng tiềm năng, từ đó tạo ra hệ sinh thái tiện ích sôi động hơn.

5. Tips / Bài học rút ra

1. Phải xác định rõ mục tiêu vận hành ngay từ đầu

Ban quản lý cần làm rõ mục tiêu chính là gì: phục vụ cư dân tốt hơn, tăng doanh thu tiện ích, giảm áp lực phí dịch vụ, tăng traffic cho khu đô thị hay kết hợp nhiều mục tiêu cùng lúc.

2. Cấu hình đúng thì báo cáo mới có giá trị

Các trường thông tin như đối tượng sử dụng, khung giờ, loại tiện ích, hình thức thanh toán, người nhận hóa đơn… cần được cấu hình đầy đủ để hệ thống tự sinh ra báo cáo đúng mục đích vận hành.

3. Không nên khai thác tiện ích theo cảm tính

Ban quản lý cần dựa vào dữ liệu thực tế: tiện ích nào đông, khung giờ nào trống, nhóm khách nào tạo doanh thu, cư dân phản hồi ra sao… để điều chỉnh chính sách.

4. Cần tối ưu theo nhiều vòng

Không có cấu hình nào tối ưu ngay từ đầu. Sau mỗi giai đoạn vận hành, Ban quản lý cần đọc báo cáo, đánh giá hiệu quả và quay lại cấu hình để mô hình ngày càng phù hợp hơn.

5. Doanh thu tiện ích nên quay lại phục vụ cư dân

Nguồn thu từ tiện ích nếu được quản lý minh bạch có thể trở thành một phần quan trọng giúp bù đắp chi phí vận hành, cải thiện dịch vụ và từng bước tối ưu phí dịch vụ cho cư dân.