1. Sứ mệnh
Cho phép cấu hình và thay đổi tùy biến theo thời gian Tài khoản Phí ưu tiên, dựa trên:
Kết quả khảo sát cư dân hoặc
Quyết định từ BQT (không bắt buộc khảo sát)
Sau khi thống nhất, Ban Quản lý có thể:
Thực hiện các thao tác cấu hình
Kích hoạt tự động hóa ngay sau cấu hình
Triển khai gửi thông báo phí đúng theo cấu hình đã thiết lập
Hỗ trợ cư dân phản ánh, khiếu nại minh bạch
2. Bối cảnh
Sau Hội nghị nhà chung cư, cư dân thống nhất tăng 3% phí dịch vụ vệ sinh sảnh do:
Số lượng nhân sự chưa đáp ứng
Tần suất vệ sinh chưa đạt tiêu chuẩn mong muốn
Ban Quản lý cần điều chỉnh biểu phí và áp dụng cho toàn bộ cư dân trong kỳ thu tiếp theo.
3. Giải pháp & các bước thực hiện
Bước 1: Cấu hình lại biểu phí
Ban Quản lý cấu hình lại biểu phí trên DemePro.
Hệ thống tự động:
Cập nhật mức phí mới
Hạch toán
Gửi thông báo phí kèm hóa đơn đến từng cư dân
HDSD: Cách cấu hình phí theo kịch bản mới và cách gửi thông báo phí tự động đến toàn bộ cư dân
Bước 2: Cư dân thanh toán thiếu & cơ chế phân bổ
Trước đây, anh Nguyễn Văn An thanh toán 3.000.000 đồng/tháng.
Kỳ tiếp theo, tổng hóa đơn là 3.200.000 đồng, nhưng anh An chỉ thanh toán 3.000.000 đồng, còn thiếu 200.000 đồng.
DemePro:
Tự động ghi nhận khoản tiền đã nộp
Phân bổ theo thứ tự ưu tiên được cấu hình sẵn:
Trước hết là phí dịch vụ
Tiếp theo là phí gửi xe
Phần còn lại ghi nhận vào phí tiện ích
Kết quả:
Hạng mục tiện ích chưa được thanh toán đủ 200.000 đồng
Trạng thái công nợ được cập nhật rõ ràng để cư dân theo dõi
Bước 3: Nguyên tắc ưu tiên trong trường hợp cư dân đóng thiếu
Trong thực tế, rất nhiều cư dân thực hiện thanh toán thiếu.
Theo cấu hình của Ban Quản lý, khi cư dân nộp thiếu:
Hệ thống sẽ ưu tiên chuyển tiền vào Tài khoản Phí ưu tiên
Đảm bảo các khoản thiết yếu cho đời sống cư dân được chi trả trước
Thứ tự ưu tiên thông thường:
Điện nước → Dịch vụ → Phương tiện → Tiện ích
*Ban Quản lý có thể xem HDSD cài đặt Tài khoản Phí ưu tiên theo đường link sau …
Bước 4: Hiển thị & thông báo sau cấu hình
Hàng tháng:
Các mục ưu tiên sẽ hiển thị lên đầu trong hóa đơn
Hệ thống gửi thông báo phí định kỳ cho cư dân
Nội dung thông báo khớp hoàn toàn với cấu hình đã thiết lập
Theo ví dụ trên, hệ thống sẽ hiển thị rõ:
Khoản đã nộp
Khoản còn thiếu
Hạng mục đang thiếu tiền
Bước 5: Thông báo lãi suất & cảnh báo dịch vụ
DemePro tự động:
Thông báo lãi suất nộp chậm đã cấu hình từ trước
Cảnh báo mốc thời gian thanh toán
Nếu đến hạn mà vẫn chưa thanh toán:
Phát sinh tiền phạt theo lãi suất
Cảnh báo dừng cung cấp dịch vụ (điện nước do nộp chậm)
➡️ Hóa đơn của anh Nguyễn Văn An sẽ hiển thị:
Số tiền còn thiếu
Tiền phạt nộp chậm
Tổng số tiền cần thanh toán bổ sung
4. Phản ánh – khiếu nại & điều chỉnh ưu tiên
Tip 1: Khi cư dân có thắc mắc/khiếu nại
Cư dân có thể chọn 1 trong 3 cách:
Vào Q&A để tự tìm câu trả lời
Tạo ticket trực tiếp và hỏi Ban Quản lý
*Truy cập đường link hỗ trợ đính kèm
Tip 2: Khi cư dân thấy thứ tự ưu tiên chưa phù hợp
Cư dân có thể đề xuất thực hiện khảo sát
Hoặc BQT quyết định điều chỉnh
Hệ thống cập nhật thứ tự ưu tiên mới cho các kỳ sau
*Q&A: Định nghĩa Tài khoản Thu phí ưu tiên
5. Mở rộng & tùy biến hệ thống
DemePro hỗ trợ Ban Quản lý:
Cấu hình – vận hành – theo dõi – xử lý phản ánh
Customize thêm tính năng kết nối tài khoản ngân hàng
Tự động ghi nhận tiền chuyển khoản
Không cần nhập dữ liệu thủ công
