Để một dự án bất động sản trở nên có giá trị, thì việc giành được một vị trí đắc địa cũng như được đầu tư lớn về nội ngoại thất thì việc quản lý và điều hành tòa nhà một cách hiệu quả đem lại những phản hồi tốt cũng là một trong những yếu tố cho khách hàng lựa chọn căn hộ ở khu bất động sản đó.
Một trong những công việc vận hành quản lý tòa nhà đó chinh là công việc tạo ra cách kết nối và giao tiếp với cư dân ở khu Bất Động Sản đó. Mối quan hệ này được dựa trên sự tôn trọng, biết lắng nghe và tương tác tích cực giữa ban quản lý tòa nhà và cư dân tại tòa nhà. Ngoài ra còn phải có sự giao tiếp kết nối giữa nội bộ trong ban quản lý vận hành tòa nhà, để tạo ra một tập thể làm việc hiệu quả, năng suất cao.
Một dự án bất động sản chỉ cần có 2 yếu tố giao tiếp chặt chẽ như vậy thì chắc chắn là một dự án bất động sản có môi trường sống rất ổn định về mặt con người.
Giao tiếp và kết nối giữa ban quản lý tòa nhà và cư dân tại tòa nhà:
- Giao tiếp thông báo thông thường
- Hỗ trợ giải quyết các vấn đề thông thường.
- Những hành động sau khi nhận ý kiến.
Giao tiếp thông thường: Thông báo cho cư dân các sự kiện xảy ra sắp tới với tòa nhà bằng văn bản, email, hoặc thông qua biển báo bình thường hoặc có bảng tin của khố. Cư dân tại đó khi đọc được sẽ sớm nhận được thông tin khi đọc được thông báo từ loa phường và đi dạo thì đọc được thông tin trên bảng.
Giao tiếp kiểu Demego: Thông báo sẽ được ban quản lý nhắn tin thẳng đến điện thoại của cư dân thông qua phần mềm Demepro. Văn bản có thể bỏ lỡ không đọc, email chưa chắc đã mở ra xem, bảng tin có thể bỏ qua nhưng một tin nhắn từ app Demego chuyển đến điện thoại sẽ đủ ấn tượng để khó có một cư dân nào có thể bỏ qua.
Hỗ trợ giải quyết các vấn đề thông thường: Ban quản lý phải tổ chức các buổi gặp gỡ trực tiếp, offline, và yêu cầu người dân phải sắp xếp thời gian để đến gặp gỡ. Sau những buổi gặp gỡ trực tiếp ấy sẽ tiếp thu ý kiến của người dân ở trong khu vực và tiến hành giải quyết vấn đề.
Hỗ trợ giải quyết các vấn đề kiểu Demego: Ban quản lý chỉ cần hướng dẫn người dân nhắn tin đóng góp ý kiến, khiếu nại qua phần mềm Demepro, tất cả sẽ đều được trả lời rất nhanh trong vòng 45s đến 3 phút ở phần Nhắn Tin ( Chat ), hoặc nếu điền vào form góp ý thì sẽ được ban quản lý phản hồi lại ngay trong ngày. Theo tự bản thân đánh giá, thông qua phần mêm Demepro tốc độ phản hồi và xử lý công việc cho cư dân tại tòa nhà đã nhanh gấp 3 lần so với cách làm thông thường, đây cũng là một trong những tiêu chuẩn được SLAs cam kết với cư dân tòa nhà về trách nhiệm hỗ trợ cư dân tòa nhà.
Những hành động sau khi nhận ý kiến: Bình thường thì sau khi nhận phản hồi ban quản lý sẽ có những động thái đánh giá các ý kiến đóng góp qua những buổi họp nội bộ và tìm cách khắc phục những bất cập trong hoạt động quản lý tòa nhà theo ý kiến của người dân.
Những hành động sau khi nhận ý kiến của Demego: Với tốc độ phản hồi và tiếp nhận ý kiến nhanh gấp 3 lần thông thường thông qua phần mềm Demepro thì những hành động dành cho những việc có tính gấp gáp gần như được giải quyết luôn trong ngày sau khi nhận được ý kiến đóng góp. Đối với những việc có tính cần khắc phục lâu dài thì ban quản lý cũng có thêm thời gian họp hành và tham vấn.
Giao tiếp giữa nội bộ ban quản lý:
- Giao tiếp nội bộ
- Báo cáo tiến độ công việc
- Đánh giá nhân viên ở các phòng ban.
Giao tiếp kết nối nội bộ thông thường: Các phòng ban quản lý nhân viên theo các đầu mục công việc được giao trên giấy hoặc phần mềm thông thường. Thông tin thường sẽ chậm khi có yêu cầu từ cấp trên chuyển xuống cấp dưới, và nếu như thông tin đến kip lúc hoặc đến sớm hơn một chút thường là do tập thể ban quản lý đó làm việc ăn ý với nhau qua nhiều năm.
Giao tiếp kết nối nội bộ kiểu Demego: Các phong ban quản lý nhân viên bằng các đầu mục công việc được giao qua phần mềm Demepro. Thông tin sau khi được cấp trên giao trên phần mềm ngay lập tức sẽ đến với nhân viên qua điện thoại. Nhân viên sau khi hoàn thành nhiệm vụ chỉ cần ấn trả nhiệm vụ thì người quản lý lập tức biết rằng công việc đã xong hay chưa. Với cách kết nối này, nhân viên dù mới hay cũ cũng đếu có thể hoàn thành nhiệm vụ do kịp thời báo cáo công việc và báo cáo các khúc mắc tại hiện trường công việc.
Báo cáo tiến độ công việc: Báo cáo tiến độ công việc thông thường sẽ phải chuẩn bị mất một khoảng thời gian để tổng hợp dữ liệu, đánh giá tổng thể và đưa ra một bán báo cáo chung chuyển qua cho cấp trên.
Báo cáo tiến độ công việc kiểu Demego: Báo cáo tiến độ công việc thông qua phần mềm Demepro sẽ được báo cáo theo thời gian thực (real-time). Cấp trên có thể nắm được tình hình cụ thể ngay tại thời điểm muốn xem báo cáo đang xảy ra chuyện gì, và ngay lập tức có thể can thiệp vào để hỗ trợ nhân viên, tránh được những trường hợp đáng tiếc xảy ra mà kiểu báo cáo thông thường không thể có được.
Đánh giá nhân viên ở các phòng ban: Đánh giá và xếp loại nhân viên ở các phòng ban sẽ được chấm điển theo chủ quan của các trưởng ca, trưởng bộ phận sau khi nhận được báo cáo về. Và cũng mất một khoảng thời gian để tổng hợp và đánh giá, kể cả khi dung thêm những phần mềm tổng hợp thì cũng chỉ có thể tiếp kiệm được sức người chứ không tiết kiệm được nhiều thời gian hơn.
Đánh giá nhân viên ở các phòng ban: Đánh giá và xếp loại nhân viên ở các phòng ban gần như được tổng hợp lại thông qua phần mềm Demepro một cách tự động, vì các báo cáo nhận được theo thời gian thực (real-time) luôn luôn trôi chạy theo công việc của ban quản lý, nên việc kịp thời sửa chữa những lỗi sai của nhân viên hoặc kịp thời khen thưởng, khuyến khích các nhân viên làm tốt các công việc được giao sẽ góp phần tạo ra một ban quản lý vận hành tòa nhà xuất sắc.
Đây mới chỉ là một lợi ích được lướt qua và chưa đi sâu vào chi tiết vận hành của phần mềm Demepro do Demego phát triển. Nhưng qua đó những thương hiệu vận hành tòa nhà có thể thấy được sự thông minh, linh hoạt và đầy tính thực dụng của Demepro gần như có thể đáp ứng được nhưng nhu cầu đòi hỏi của cư dân – khách hàng những dự án bất động sản hiện tại và trong tương lai – ngày càng cao về chất lượng dịch vụ sau bán để có thể đưa Demepro vào trong danh mục những phần mềm có thể cân nhắc đầu tư.