Quy trình triển khai dự án của Demego. Từng bước để quản lý vận hành toà nhà hiệu quả.

Là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý, vận hành, khai thác bất động sản hàng đầu tại Việt Nam hiện nay - DEMEGO luôn "mang đến cho Cư dân & Đối tác hệ sinh thái công nghệ & dịch vụ toàn diện, vượt trội, nâng niu trải nghiệm sống cho tương lai tươi sáng hơn - kiến thiết mô hình Bất động sản kỷ nguyên mới". Vì vậy, ngay từ khâu setup triển khai dự án đã được Demego đầu tư, chú trọng. Vậy quy trình setup triển khai một dự án của Demego bao gồm những hạng mục nào? Triển khai cụ thể ra sao? Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Giai đoạn TIỀN KHAI TRƯƠNG

Giai đoạn tiền khai trương đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công và vận hành suôn sẻ của tòa nhà. Đây là thời điểm để hoàn thiện các yếu tố cuối cùng, kiểm tra kỹ lưỡng, đảm bảo mọi hạng mục đều được chỉn chu nhất trước khi tòa nhà được chính thức đưa vào sử dụng.  Vì vậy, giai đoạn tiền khai trương đặc biệt được Demego coi trọng và thực hiện bài bản theo các bước sau:

Quản lý dịch vụ

Một toà nhà vận hành hiệu quả đòi hỏi các dịch vụ bên trong phải đáp ứng một cách tốt nhất. Từng bộ phận, phòng ban phải được đào tạo kỹ càng về tác phong, chuyên môn để có đủ năng lực triển khai và vận hành một dự án bất động sản thực tế. Mỗi một vị trí lại nắm giữ một vai trò, công việc khác nhau. Song, những bộ phận này lại là một mắt xích quan trọng, tạo nên không gian sống lý tưởng cho cư dân trong toà nhà. Thông qua đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, lành nghề, Demego mang đến dịch vụ quản lý chất lượng giúp dự án triển khai hiệu quả. - An ninh: Quản lý các chốt ra vào dự án, tuần tra dự án, phòng điều khiển trung tâm…. - Quản lý vệ sinh toàn bộ dự án:  Luôn đảm bảo vệ sinh sạch sẽ khu vực sảnh, hành lang, thang máy, … - Quản lý hệ thống tủ điện, trạm phát điện dự phòng - Phối kết hợp, thông báo với đơn vị khai thác điện khi hệ thống điện trung thế xảy ra sự cố - Quản lý trật tự xây dựng - Đảm bảo các tiêu chí về cây xanh, cảnh quan - Thu gom rác thải, vận chuyển rác thải ra khu tập kết. Đồng thời phân loại, xử lý rác thải đúng quy định - Quản lý hố gom nước thải, bơm thoát nước thải - Vận hành hệ thống kỹ thuật chung, bật tắt hệ thống, đèn đường chiếu sáng, CCTV - Quản lý khu vực đường giao thông, đường nội bộ - Trang trí dự án theo các ngày lễ tết

Bộ phận vệ sinh của Demego dọn dẹp khu vực ngoại cảnh trước khi tòa nhà chính thức đi vào hoạt động

Xây dựng hệ thống tài chính

Demego sẽ lên một bản kế hoạch tài chính đầy đủ, cụ thể, hợp lý giúp chủ đầu tư tối ưu được ngân sách mà vẫn đảm bảo tối đa hiệu quả. Kế hoạch ngân sách mà Demego xây dựng cho giai đoạn tiền khai trương dự án sẽ bao gồm: Thiết lập ngân sách dự toán bao gồm các hạng mục chi phí cần thiết để chuẩn bị set-up cho toà nhà trong giai đoạn tiền khai trương,  tính toán các chi phí chuẩn bị mà Chủ đầu tư phải đầu tư bằng chi phí của mình (ví dụ: thi công văn phòng Ban quản lý, các thiết bị, công cụ kỹ thuật bảo trì và văn phòng cần thiết, chi phí nhân sự cho giai đoạn tiền khai trương…) - Thiết lập quy trình thanh toán bao gồm quy định về thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng, mua bán,... - Chuẩn bị các biểu mẫu tiêu chuẩn và các báo cáo quản lý bao gồm báo cáo lợi nhuận, báo cáo hoạt động dự án… - Rà soát và hoàn thiện ngân sách hoạt động chung cần thiết cho việc quản lý (lên ngân sách cho tất cả các hoạt động quản lý và vận hành và các chi phí liên quan)

Nhận bàn giao hệ thống kỹ thuật

Trong giai đoạn này, các chủ đầu tư, ban quản lý sẽ được tham gia vào các khoả đào tạo về cách vận hành trang thiết bị trong dự án, được trực tiếp trải nghiệm vận hành và tiến hành nhận bàn giao. Cụ thể: - Xem xét giữa lắp đặt thực tế so với thiết kế ban đầu để đảm bảo máy móc đã được lắp đặt theo đúng thiết kế - Ghi chép lại sự khác biệt giữa thiết kế và lắp đặt thực tế, ghi nhận các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành thử.

- Xem xét, liệt kê chi tiết và nhận bảo hành của các thiết bị để khi đến thời điểm yêu cầu vận hành, các nhân viên nhận thức được giá trị và điều kiện hợp đồng nhằm tránh vi phạm hiệu lực bảo hành hoặc sử dụng quá tải. - Tham dự các khóa đào tạo về sử dụng máy móc thiết bị từ các nhà cung cấp nhằm sử dụng tối đa các chức năng và công năng của thiết bị - Tham dự các khóa đào tạo về sử dụng và bảo trì máy móc từ các nhà cung cấp để tránh việc vi phạm bảo hành - Đóng góp ý kiến đối với việc chỉnh sửa hoặc các khác biệt so với thiết kế ban đầu cho nhà thầu cũng như đơn vị quản lý trước khi tiến hành bàn giao - Sau khi Chủ đầu tư và các bên thứ ba ký kết, đơn vị quản lý nhận các biên bản bàn giao giữa nhà thầu chính và phụ, nhà cung cấp và kiến trúc sư về việc kiểm soát và vận hành của các thiết bị. Bộ phận kỹ thuật Demego kiểm tra hệ thống điện trước khi tòa nhà đi vào hoạt động

Xây dựng và quản lý nhà thầu phụ

Trong quy trình quản lý, vận hành, khai thác bất động sản chuyên nghiệp không thể thiếu công tác quản lý các nhà thầu phụ. Ngoài các nhà thầu vệ sinh, cây xanh, an ninh… phục vụ trực tiếp công tác quản lý tòa nhà, thì sẽ có những nhà thầu khác như xây dựng, sửa chữa, bảo trì hệ thống… liên quan đến hoạt động trong tòa nhà. Để việc quản lý đạt hiệu quả cao, Demego áp dụng quy trình tuyển chọn các chủ thầu như sau: - Chuẩn bị hồ sơ yêu cầu chào giá và gửi cho các nhà cung cấp dịch vụ đã được lựa chọn, như dịch vụ bảo trì hệ thống M&E, dịch vụ bảo vệ, diệt côn trùng, dịch vụ làm vườn và cảnh quan, khu vực chung v.v. - Đánh giá đề xuất dịch vụ và thực hiện phỏng vấn nhà thầu. - Đưa ra đánh giá các nhà thầu với Chủ đầu tư - Thay mặt Chủ đầu tư gặp mặt nhà thầu và thương lượng hợp đồng. Quy trình tuyển chọn nhà thầu phụ được Demego đặc biệt chú trọng Quản lý bàn giao và thi công căn hộ, hoàn thiện nội thất Demego phối hợp với Chủ đầu tư trong việc chuẩn bị quá trình bàn giao bằng việc thiết lập tất cả các tài liệu cần thiết. Cùng với Chủ đầu tư thực hiện quá trình chuyển giao như: - Chốt chỉ số điện nước, tiếp nhận thông tin từ chủ hộ, hướng dẫn cư dân các thủ tục ký hợp đồng điện, nước…. - Quản lý trật tự xây dựng - Quản lý trật tự kinh doanh khu vực shophouse Nhân viên kỹ thuật Demego tiến hành bàn giao căn hộ cho cư dân trước ngày khai trương

Giai đoạn vận hành

Xây dựng hệ thống nhân sự

Để dự án vận hành trơn tru, hiệu quả, Demego đặc biệt chú trọng trong quá trình tuyển chọn, đào tạo nhân sự. Cụ thể: - Triển khai một đội ngũ nhân sự từ văn phòng chính để hỗ trợ, chuẩn bị tất cả công việc trong giai đoạn tiền khai trương. - Thiết lập sơ đồ tổ chức, mô tả công việc, mức lương, thời gian làm việc, của nhân sự quản lý dự án - Lên kế hoạch triển khai nhân sự, tìm ứng viên, phỏng vấn, tuyển dụng, đào tạo.

Quản lý cư dân

Cốt lõi của việc quản lý Cư dân là dịch vụ khách hàng và giao tiếp với khách hàng. Tuy nhiên, quản lý Cư dân không chỉ là dịch vụ cung cấp cho khách hàng mà cũng là nhắc nhở, thuyết phục và khi cần thiết thực thi chế tài. Việc dự án cần có một cơ chế quản lý thích hợp là hết sức cần thiết. Demego sẽ quản lý các khía cạnh sau:

• Phí dịch vụ/ các khoản phí chưa trả - mức phí hiện tại và việc xác định phí như thế nào?
• Giải quyết các phàn nàn, khiếu nại của Cư dân
• Hỗ trợ sửa chữa và bảo trì (trong điều kiện nhân sự cho phép)
• Quản lý Cư dân chuyển đến/ chuyển đi
• Quản lý việc thực hiện nội quy dự án

Phối hợp với Chủ đầu tư và các nhà thầu, các đơn vị

- Thiết lập mô hình phối hợp giữa Ban quản lý Demego với Chủ đầu tư, các nhân sự của Chủ đầu tư ủy quyền cho Demego quản lý, các đơn vị kinh doanh ngoài (nếu có) - Điều phối nhân sự nhà thầu thực hiện công việc theo tiêu chuẩn của Demego - Thiết lập quy trình phối hợp, quy trình xử lý sự cố với các đơn vị. Tiếp nhận thông tin và thông báo sự cố đến từng đơn vị chuyên trách - Phối kết hợp, theo dõi chất lượng dịch vụ, đề xuất đến các đơn vị kinh doanh ngoài (nếu có) trong việc đảm bảo ổn định chất lượng dịch vụ

Quản lý trang thiết bị của dự án

Một trong những chức năng quan trọng trong dịch vụ quản lý của Demego là bảo trì, bảo dưỡng. Lợi ích của việc bảo trì, bảo dưỡng là nhằm đảm bảo các hệ thống cơ điện và thiết bị trong khu nhà hoạt động một cách ổn định và lâu dài.

Bảo trì bảo dưỡng là biện pháp chủ động và hiệu quả trong việc giảm khối lượng công việc bảo dưỡng tổng thể. Công việc bảo dưỡng cũng nhằm giúp các đội ngũ nhân viên kỹ thuật trong việc sử dụng các hướng dẫn sử dụng vận hành, bảo hành và các hợp đồng. Hơn thế nữa, ở bất kỳ nơi nào, đội ngũ các nhân viên phụ trách là một phần quan trọng trong việc kiểm tra hệ thống và vận hàng cho dự án mới. Hạng mục công việc thông thường trong việc quản lý trang thiết bị bao gồm nhưng không giới hạn bởi: - Đảm bảo các máy móc được vận hành đúng - Bảo trì máy móc đúng thời điểm, đúng cách và sử dụng dịch vụ chất lượng - Dự đoán các hao mòn của thiết bị bằng cách thường xuyên kiểm tra, có biện pháp xử lý thích hợp và điều chỉnh hệ thống khi cần - Kiểm tra định kỳ như kiểm soát và phân tích độ rung, kiểm soát tiếng ồn, kiểm tra mẫu nước,… - Dự trữ đầy đủ các thiết bị thay thế. - Thay thế thiết bị theo định kỳ, tránh trường hợp để xảy ra hư hỏng mới sửa chữa. - Sửa chữa kịp thời các hư hỏng của trang thiết bị.

Chương trình bảo trì định kỳ

Chương trình bảo trì định kỳ của Demego bao gồm việc xem xét các vấn đề sau: - Kiểm kê và đặt hàng đối với các bộ phận cần thay thế - Lập các hướng dẫn, quy trình làm việc (Phiếu kiểm tra) cho việc quản lý trang thiết bị (kiểm tra, tra dầu, cân chỉnh, thay thế thiết bị…) - Thiết lập tần suất việc quản lý trang thiết bị - Xác định nhu cầu về nhân sự, thời gian và vật tư cần thiết - Thiết lập các hồ sơ và sổ sách cung cấp thông tin về các công việc bảo trì đã thực hiện - Nhận biết các công việc sửa chữa cần thiết và lập các phiếu yêu cầu sửa chữa - Kiểm soát việc bảo trì định kỳ đã được thiết lập trong giai đoạn đầu - Xác định nguồn nhân lực nào thực hiện các công việc bảo trì (thuê ngoài hay nhân viên bảo trì tự thực hiện) - Điều chỉnh kế hoạch (tần suất) bảo trì nếu cần - Sử dụng chương trình quản lý trên máy tính (nếu có) để theo dõi và phân tích hệ thống bảo trì - Định kỳ, xem xét lại kế hoạch bảo trì và cập nhật các thông tin cần thiết liên quan đến việc bảo trì - Thêm các hạng mục cần thiết khi cần vào chương trình bảo trì.

Quản lý rủi ro

Một trong những trách nhiệm lớn nhất của việc quản lý là duy trì môi trường làm việc an toàn và hạn chế ở mức thấp nhất các thiệt hại về tài chính có thể xảy đến cho Chủ đầu tư trong mọi tình huống. Quản lý rủi ro bao gồm các quy trình và hướng giải quyết các tình huống ngoài dự tính và các biện pháp phòng ngừa nhằm kiểm soát và hạn chế tối đa các hậu quả tiêu cực của sự việc. Demego luôn xem xét và thiết lập biện pháp quản lý rủi ro có thể xảy ra trong quá trình vận hành bao gồm các yếu tố chính sau: - Xác định các rủi ro tiềm năng - Xây dựng các hướng giải quyết / lựa chọn phương án giải quyết phù hợp nhất nhằm giảm thiểu rủi ro - Thi hành và kiểm soát - Tiếp tục lập kế hoạch và những thay đổi nếu có - Đào tạo nhân viên xử lý tình huống trong trường hợp có rủi ro xảy ra

Kế hoạch quản lý và phòng ngừa rủi ro

Demego sẽ chuẩn bị trước một kế hoạch quản lý rủi ro dự phòng với Chủ Đầu Tư cho nhiều tình huống khác nhau, bao gồm: - An toàn cháy nổ - An toàn sơ tán - Đe dọa đánh bom - Lũ lụt/ bão - Hư hỏng hệ thống - Các đe dọa khác đối với việc vận hành dự án - Đe dọa từ các dịch bệnh (như Covid 19, cúm Sars, cúm gia cầm) v.v... Demego sẽ luôn kết hợp chặt chẽ với Chủ đầu tư trong việc phân tích các ảnh hưởng xấu có thể xảy đến cho dự án; đánh giá các nguy cơ có khả năng xảy đến, xác xuất rủi ro về vật chất và mức độ thiệt hại.

Quản lý tài chính

Những công việc liên quan đến quản lý tài chính mà Demego sẽ quản lý tùy thuộc vào yêu cầu của Chủ đầu tư, bao gồm: - Thiết lập ngân sách hoạt động hàng năm cho dự án - Tính toán và thu phí dịch vụ và các loại phí khác (nếu có) - Lập các tài khoản thu nhập và chi tiêu hàng tháng - Thiết lập ngân sách hoạt động cho dự án/ Ngân sách đầu tư trang thiết bị - Báo cáo về các khoản chênh lệch ngân sách - Tính lãi và thu các khoản thanh toán trễ - Kiểm toán hàng năm

Báo cáo

Báo cáo được coi là bản vẽ tổng quan nhất, giúp Chủ đầu tư nhìn ra được tình hình hoạt động, doanh thu và mức độ hiệu quả của dự án. Các hạng mục báo cáo sẽ được Demego thực hiện  theo yêu cầu của Chủ đầu tư, bao gồm: - Chi tiết thực tế các khoản thu về và chi phí - hàng tháng và hàng năm - Chi tiết bảng Cân Đối - Tình trạng tài khoản và di chuyển tiền tệ - Báo Cáo Công Nợ Phải Thu, Báo Cáo Thu Nhập - Các ghi chú sự kiện hoặc biến cố đặc biệt - Báo cáo về các công việc đang thực hiện của tất cả các bộ phận - Các khuyến cáo nâng cấp cần thiết về trang trí lại, nâng cấp…(nếu có) Trên đây là toàn bộ thông tin về quy trình setup triển khai một dự án của Demego. Nếu Quý khách hàng cần hỗ trợ thêm về các dịch vụ quản lý văn phòng cho doanh nghiệp mình thì hãy liên hệ ngay cho đội ngũ tư vấn viên của DEMEGO để được tư vấn và hỗ trợ.