Ứng dụng công nghệ DemePro, tăng gấp 2 hiệu quả công việc cho bộ phận lễ tân.

Phần mềm quản lý - vận hành DemePro với những tính năng thông minh vượt trội đã giúp cho quá trình làm việc của lễ tân trong chung cư/tòa nhà/khu đô thị diễn ra thuận lợi và đạt hiệu quả cao. Cùng khám phá tính ưu việt mà DemePro mang đến trong công việc của bộ phận lễ tân là gì trong bài viết dưới đây.

Ứng dụng công nghệ DemePro trong công việc của bộ phận lễ tân mang đến những hiệu quả gì?

Nếu như trước đây, bộ phận lễ tân gặp nhiều khó khăn khi công việc hàng ngày “vắng bóng” công nghệ thì giờ đây, với ứng dụng quản lý vận hành thông minh bậc nhất DemePro, bộ phận lễ tân hoàn toàn có thể chủ động và nâng cao tối đa hiệu quả công việc hàng ngày. Cụ thể:

1. Sử dụng app để nhận công việc hàng ngày

Công việc hàng ngày của bộ phận Lễ tân chung cư/tòa nhà/khu đô thị bao gồm cung cấp thông tin và chỉ dẫn khách đến; ghi nhận các thông tin khách ra vào tòa nhà; nhận bưu phẩm; tiếp nhận thông tin bất lạc đồ đạc và đồ tìm thấy trong khu vực lên trên hệ thống… cùng các công việc phát sinh. Thật khó để nhân viên Lễ tân có lễ ghi nhớ hết các thông tin, các công việc cần làm nếu như không có công cụ hỗ trợ. Để giải quyết vấn đề này, nhân viên lễ tân sẽ truy cập vào hệ thống DemePro để kiểm tra các công việc hàng ngày cũng như các công việc phát sinh có thể được giao thêm. 

2. Sử dụng app để báo cáo công việc

Sau khi xử lý các công việc được giao, Lễ tân có thể trực tiếp gửi kết quả công việc và chờ đánh giá hoặc nhận xét từ người quản lý. Bên cạnh đó, thông qua báo cáo của ca trước, nhân viên lễ tân ca trực sau sẽ biết được công việc nào đã hoàn thành, công việc nào còn dang dở để tiếp nhận và xử lý kịp thời.

3. Sử dụng app tiếp nhận và xử lý phản ánh, yêu cầu của cư dân:

Cư dân trong chung cư/tòa nhà/khu đô thị có thể gửi phản ánh, góp ý, đề nghị vấn đề nào đó trên hệ thống. Lúc này Lễ tân sẽ truy cập vào hệ thống để kiểm tra các trạng thái Phiếu tiếp nhận thông tin, xem nội dung phản ánh chi tiết và xử lý vấn đề mà cư dân yêu cầu nhanh chóng.  Ngoài ra, Lễ tân cần kiểm tra các thông tin đăng ký vật nuôi, đăng ký chuyển đồ, đăng ký thi công, hồ sơ thi công hoặc các thông tin thẻ, các trao đổi của cư dân trên kênh chat một sách thường xuyên trên hệ thống để tiếp nhận và xử lý các ý kiến, yêu cầu của cư dân nhanh chóng.

4. Quản lý thông tin cư dân

Lễ tân có thể dễ dàng truy cập và cập nhật thông tin cư dân như tên, số điện thoại, địa chỉ email, và các thông tin liên quan khác. Điều này giúp việc liên hệ và hỗ trợ cư dân trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.  Các thông tin về căn hộ và cư dân được lưu trữ trên hệ thống. Lễ tân sử dụng app để thao tác  thêm mới, chỉnh sửa hay xóa bỏ các thông tin căn hộ hoặc cư dân khi có nhu cầu. Lễ tân cũng cần kiểm tra đợt bàn giao căn hộ để hỗ trợ khách đến bàn giao căn hộ Bên cạnh đó, với phần mềm DemePro, Lễ tân có thể xem lại lịch sử tương tác với cư dân, từ đó cung cấp dịch vụ cá nhân hóa và hiệu quả hơn.

5. Hỗ trợ giao tiếp nội bộ

Phần mềm DemePro tạo ra kênh giao tiếp nội bộ giữa lễ tân và các bộ phận khác trong tòa nhà như bảo vệ, kỹ thuật, và vệ sinh. Từ đó giúp công việc giữa các bộ phận được phối hợp hiệu quả hơn. Phần mềm quản lý vận hành chung cư Demepro giúp bộ phận lễ tân sắp xếp và theo dõi công việc thuận tiện, từ việc quản lý thông tin cư dân, khách ra vào, xử lý yêu cầu, quản lý dịch vụ tiện ích, thông báo và quản lý sự kiện, đến việc tạo báo cáo và giao tiếp nội bộ. Sử dụng Demepro không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và công sức mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của cư dân.