Dịch vụ lễ tân chuyên nghiệp, tạo dựng hình ảnh vững chắc cho tòa nhà

Lễ tân đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc vận hành công việc tại tòa nhà, vì họ chính là gương mặt đại diện, là điểm tiếp xúc đầu tiên của cư dân/ khách hàng. Nhiệm vụ của lễ tân không chỉ là tiếp đón và hỗ trợ mà còn là người tạo dựng ấn tượng đầu tiên và duy trì hình ảnh chuyên nghiệp của tòa nhà. Vậy lễ tân chuyên nghiệp là người có những yếu tố, phẩm chất gì? Hãy cùng theo chân Demego khám phá trong bài viết dưới dây.

Lễ tân chuyên nghiệp trong tòa nhà là gì?

Bộ phận lễ tân là người phụ trách đón tiếp cư dân và khách hàng tại khu vực sảnh ra vào của các tòa nhà. Ấn tượng ban đầu mà tòa nhà để lại trong tâm trí cư dân/khách hàng phụ thuộc rất nhiều vào cách làm việc, ứng xử của đội ngũ lễ tân.

Khi nhân viên lễ tân giao tiếp khéo léo, chuyên nghiệp, không chỉ tạo thiện cảm mà còn mang lại cảm giác thoải mái cho cư dân/khách hàng. Sự tận tâm, hiếu khách của lễ tân giúp xây dựng hình ảnh thương hiệu tòa nhà một cách mạnh mẽ, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ mà tòa nhà cung cấp. Do đó, không thể phủ nhận rằng bộ phận lễ tân có vai trò tiên quyết, không thể thiếu trong các tòa nhà hiện nay. Họ là cầu nối quan trọng giữa tòa nhà đến cư dân, khách hàng, góp phần tạo nên một môi trường sống và làm việc chuyên nghiệp và thân thiện.

Vai trò của nhân viên lễ tân trong tòa nhà

Lễ tân thực hiện các công việc bao gồm: – Đón tiếp cư dân/khách hàng hoặc đối tác của tòa nhà. – Hỗ trợ giải đáp các vấn đề cho cư dân/khách hàng như: tìm người cần liên hệ, vị trí các phòng hoặc thang máy, các thông tin liên quan đến dịch vụ của tòa nhà, v.v.  – Nhận các cuộc gọi, email hoặc tin nhắn của cư dân/khách hàng qua các kênh trực tuyến.

– Lưu giữ thông tin liên quan đến cư dân/khách hàng và đối tác nếu cần như: họ tên, chứng minh nhân dân, lời nhắn, v.v.  – Liên hệ hoặc phối hợp với các phòng ban khác để xử lý các đầu việc được hiệu quả. – Đảm bảo thẩm mỹ của sảnh hoặc quầy đón tiếp trong tòa nhà luôn sạch sẽ và gọn gàng. – Xử lý các nhiệm vụ khác khi được cấp trên yêu cầu.

Các yêu cầu cần có đối với lễ tân chuyên nghiệp trong tòa nhà

Công việc của nghề lễ tân không đòi hỏi quá nhiều kiến thức chuyên môn, song họ cũng cần đáp ứng được các yếu tố cần thiết để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao như: – Kỹ năng giao tiếp: Giải quyết khéo léo các vấn đề hoặc phàn nàn của cư dân/khách hàng, giúp họ cảm thấy dễ chịu và thoải mái khi trò chuyện. – Ngoại hình sáng và thái độ chuyên nghiệp khi xử lý các tình huống sẽ tạo ấn tượng tốt cho cư dân/khách hàng. – Kỹ năng ngoại ngữ: Sử dụng thành thạo tiếng nước ngoài như tiếng Anh, tiếng Trung, Tây Ban Nha,… Đây có thể là yêu cầu bắt buộc trong môi trường cần tiếp xúc với khách hàng người nước ngoài. – Sử dụng thành thạo các công cụ tin học văn phòng; các thiết bị văn phòng như máy in, máy fax,...

– Kỹ năng giải quyết vấn đề: Trong mỗi thời điểm, lễ tân có thể sẽ phải giải quyết nhiều vấn đề song song với nhau. Họ sẽ phải tiếp nhận nhiều cư dân/khách hàng cùng lúc và đảm bảo xử lý kịp thời để làm hài lòng họ. Nếu có vấn đề nào phát sinh, lễ tân cần nhanh nhạy, khéo léo và sắp xếp công việc thật ổn thỏa và phù hợp. – Tinh thần tự học hỏi: Đặc thù của công việc lễ tân cần họ phải thường xuyên trau dồi kỹ năng và kiến thức liên quan đến các sản phẩm, dịch vụ hoặc thông tin của tòa nhà. Để nâng cao được trải nghiệm của cư dân/khách hàng, các nhân viên lễ tân chuyên nghiệp trong tòa nhà cần phải được đào tạo và nắm vững quy trình nghiệp vụ. Từ đó đáp ứng được sự mong đợi của cư dân/khách hàng và nâng cao vị thế của tòa nhà trong thị trường bất động sản khốc liệt hiện nay.