Bất cập trong quản lý vận hành chung cư, khu đô thị và giải pháp khác biệt từ Demego

Chất lượng quản lý, vận hành chung cư và Khu đô thị là một trong những vấn đề cư dân quan tâm hàng đầu. Hiện nay, các phương pháp quản lý truyền thống đã phần nào khó đáp ứng được sự hài lòng của cư dân, cũng như không mang lại hiệu quả cao trong quản lý cho Chủ đầu tư/Ban quản trị, Ban quản lý. Trong bối cảnh đó, dịch vụ quản lý và vận hành chung cư, khu đô thị của Demego ra đời, đã mang đến đa giá trị cho cả Chủ đầu tư/Ban quản trị, Ban quản lý và cư dân. Chúng ta hãy điểm qua một số thực trạng của ngành quản lý vận hành chung cư, khu đô thị hiện nay, để có cái nhìn tổng thể về những giải pháp mà Demego có thể mang lại.

Quản lý vận hành ở các khu chung cư, khu đô thị lớn còn thiếu tính số hóa và chưa linh hoạt

Một toà chung cư, một khu đô thị hiện nay có đến hàng trăm căn hộ với hàng nghìn cư dân sinh sống. Mỗi căn hộ lại có hồ sơ, hoá đơn cùng rất nhiều giấy tờ kèm theo. Nếu như quản lý hồ sơ, giấy tờ theo phương pháp truyền thống bằng bản cứng thì sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc lưu trữ, cụ thể như:

• Tiêu tốn rất nhiều không gian để lưu trữ hồ sơ
• Dễ bị thất lạc giấy tờ
• Khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin
• Tốn nhân sự quản lý hồ sơ, giấy tờ,...

Với 20 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực công nghệ, dịch vụ và quản lý vận hành bất động sản, Demego hiểu rõ những bất cập khi việc quản lý, vận hành thiếu tính số hoá. Đó chính là lý do mà app công nghệ DemePro đã ra đời. Với DemePro, các chủ thể từ Cư dân, Khách hàng cho đến Ban quản lý đều được trải nghiệm một công nghệ thông minh bậc nhất với toàn bộ dữ liệu được số hoá, các quy trình được tự động hoá một cách tối đa nhưng vẫn cá nhân hoá cho từng đối tượng sử dụng.  Thông qua DemePro, Ban quản lý dễ dàng kiểm soát toàn bộ hồ sơ của cư dân đang sinh sống, cư dân chuyển đến - chuyển đi; các yêu cầu sửa chữa hay các khiếu nại của cư dân. Cùng với đó, cư dân cũng dễ dàng kiểm tra được các loại hoá đơn điện, nước, mạng internet,... hàng tháng, mà không cần mất công liên hệ với ban quản lý để xin thông tin. Đặc biệt, cư dân cũng có thể nắm được tình trạng xử lý các yêu cầu của mình đang được thực hiện đến đâu. Các thông tin được tiếp nhận cả hai chiều giúp hạn chế xảy ra những xích mích không đáng có giữa Ban quản lý và Cư dân.

Trải nghiệm cư dân không tốt vì dịch vụ kém, thiếu yếu tố công nghệ

Hiện nay, không ít chung cư, khu đô thị quản lý và vận hành theo phương pháp truyền thống nên những phản ánh của cư dân chưa được xử lý nhanh chóng. Cư dân sẽ cảm thấy khó chịu vì các khiếu nại, các yêu cầu gửi lên Ban quản lý bị xử lý chậm trễ.

Cùng với đó, quy trình quản lý, vận hành chung cư & khu đô thị khi thiếu đi yếu tố công nghệ giống như việc khách đến mua hàng và muốn thanh toán chuyển khoản nhưng bạn lại không có mã QR. Bên cạnh đó, khi không tiếp cận được các dịch vụ hay tiện ích, cư dân dễ hình thành tâm lý so sánh, chán nản hoặc thậm chí “một đi không trở lại”. Để giải quyết triệt để vấn đề này, Demego cho ra đời phần mềm quản lý vận hành tòa nhà mà cho phép đo lường về tiêu chuẩn dịch vụ của Ban quản lý (SLA), đánh giá chất lượng đo lường tiêu chuẩn dịch vụ của Ban quản lý. Đây là phần mềm lần đầu tiên xuất hiện tại Việt Nam có thể tiếp nhận và xử lý triệt để các đánh giá của cư dân. Từ đó nâng cao trải nghiệm và sự gắn bó của Cư dân với Ban quản lý Chung cư, khu đô thị.

Bộ máy nhân sự quản lý cồng kềnh, thiếu sự linh hoạt

Hiện nay, đối với những mô hình chung cư, khu đô thị quy mô lớn với hàng trăm căn hộ, hàng nghìn cư dân thì việc quản lý thủ công bằng con người không còn mang lại hiệu quả.

Quá nhiều nhân sự quản lý thường dẫn tới tình trạng 

• Lãng phí nguồn nhân lực
• Làm việc thiếu hiệu quả, có tình trạng đổ lỗi
• Tốn kém chi phí

Để giải quyết tồn đọng này thì quản lý nhân sự bằng công nghệ chính là giải pháp hoàn hảo nhất. Với DemePro, Chủ đầu tư hay Ban quản lý hoàn toàn có thể tinh gọn bộ máy nhân sự mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc tối đa. Cụ thể:

• Tối ưu nguồn lực: 1 nhân sự có thể take care nhiều công việc khác nhau mà công việc vẫn trôi
• Giao ca, giao việc rõ ràng. Trách nhiệm mỗi cá nhân đều được hiển thị trên bảng công việc hàng ngày
• Giảm chi phí đáng kể do tối ưu được nguồn nhân lực

Thiếu sự chú trọng trong đào tạo nhân sự, phát triển con người

Các đơn vị đều hiểu rằng, đối với ngành dịch vụ thì chất lượng nhân sự luôn là yếu tố then chốt đầu tiên. Tuy nhiên, với tiềm lực kinh tế, sự cạnh tranh về ngành, ... dẫn tới không đủ điều kiện, thời gian, ... để đào tạo nhân sự. Một số đơn vị có đào tạo nhưng thiếu sự giám sát thường xuyên để duy trì và nâng cao chất lượng dịch vụ dẫn tới dịch vụ đi xuống.

Hàng ngày, các cư dân gặp và giao tiếp thường xuyên nhất không phải Chủ đầu tư/Ban quản trị hay Ban quản lý, mà là nhân viên dịch vụ bao gồm lễ tân, bảo vệ, nhân viên vệ sinh… Vì vậy, đội ngũ nhân sự này nếu không có thái độ chuẩn mực, thiếu chuyên nghiệp khi xử lý tình huống thì sẽ dẫn đến sự bất bình, phẫn nộ của cư dân. Tiên phong ứng dụng chuẩn SLAs, Demego cam kết mạnh mẽ về chất lượng dịch vụ mà Demego cung cấp cho khách hàng. Điều này trước hết được thể hiện ở quy trình tuyển chọn kỹ lưỡng các nhà thầu phụ; tuyển chọn nhân sự với những bài test đầu vào, sự kiểm tra giám sát thường xuyên. Demego tạo ra một môi trường học tập thân thiện, thoải mái, áp dụng đa hình thức khác nhau từ online đến offline, từ đào tạo kỹ năng đến đào tạo nghiệp vụ để mỗi nhân sự đều có thể lĩnh hội được thật nhiều kiến thức một cách tự nhiên, dễ dàng và vui vẻ nhất trước khi chính thức vào làm việc. Trong quá trình làm việc, nhân sự còn có thể nâng cao trình độ chuyên môn cho bản thân, học hỏi kinh nghiệm thông qua các buổi huấn luyện trực tiếp tại từng dự án, được tham gia các khóa đào tạo nâng cao cả về kỹ năng và nghiệp vụ thông qua phần mềm đào tạo trực tuyến hiện đại của chính Demego. Với những ưu thế và những cam kết mạnh mẽ trên, Demego tự tin mang đến cho các dự án chung cư, khu đô thị dịch vụ quản lý, vận hành chất lượng cao. Từ đó giúp Chủ đầu tư khẳng định vị thế và giá trị thương hiệu trong lòng khách hàng.