Khám phá quy trình vận hành quản lý tòa nhà. Bí quyết đạt hiệu quả tối ưu.

Để tòa nhà hoạt động hiệu quả và mang lại hiệu quả kinh tế bền vững thì cần được quản lý, vận hành một cách khoa học, bài bản. Vậy quy trình quản lý, vận hành tòa nhà chuyên nghiệp được thực hiện như thế nào? Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây!

Sơ lược về quy trình quản lý, vận hành tòa nhà chuyên nghiệp

Quy trình quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp được thực hiện như thế nào? Quy trình quản lý tòa nhà có thể coi như 1 bộ xương sống trong hoạt động quản lý vận hành tòa nhà, trong đó bao gồm: + Quy trình bộ phận an ninh + Quy trình bộ phận vệ sinh + Quy trình bộ phận Lễ tân, chăm sóc khách hàng + Quy trình bộ phận kỹ thuật + Quy trình giám sát

Để tòa nhà hoạt động trơn tru, hiệu quả thì quy trình quản lý vận hành cần được xây dựng bài bản, khoa học Các quy trình của các bộ phận đảm bảo tính độc lập nhưng không thể thiếu là Quy trình phối hợp các hoạt động trong quản lý vận hành tòa nhà: xử lý sự cố, bàn giao căn hộ, tiếp nhận ý kiến cư dân, .... Các quy trình được xây dựng phù hợp cho từng bộ phận, đảm bảo mọi mắt xích trong hoạt động quản lý vận hành được hoạt động một cách trơn tru. Việc áp dụng phần mềm DemePro của Demego vào quản lý vận hành giúp tăng tính tương tác, tốc độ xử lý mọi hoạt động trong quản lý tòa nhà, giúp nâng cao chất lượng quản lý, giảm nguồn lực đồng thời giảm chi phí đáng kể.

Quy trình quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp

Quy trình quản lý vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà

Kỹ thuật chính là nền tảng vững chắc của tòa nhà. Sự hoạt động hiệu quả của các hệ thống trong tòa nhà phụ thuộc vào việc chúng được chăm sóc và bảo trì tỉ mỉ hàng ngày. Để đảm bảo vận hành trơn tru và an toàn, quy trình quản lý hệ thống kỹ thuật tòa nhà cần được thiết lập một cách chặt chẽ và khoa học, mang lại sự tiện nghi tối ưu cho cư dân.

Quy trình này thường được thực hiện như sau:

– Khảo sát toàn bộ hệ thống trong tòa nhà bao gồm: hệ thống cơ điện và hệ thống xây dựng. – Đánh giá thực trạng của các hệ thống đồng thời lên phương án, kế hoạch triển khai quản lý vận hành hệ thống theo thực trạng đảm bảo an toàn và khắc phục những khiếm khuyết của hệ thống. – Xây dựng kế hoạch vận hành hệ thống tổng thể – Xây dựng kế hoạch ứng phó với sự cố kỹ thuật có khả năng xảy đến để phòng ngừa rủi ro – Lập kế hoạch bảo trì các hệ thống trong tòa nhà như: thang máy, hệ thống điều hòa, hệ thống chiếu sáng, máy bơm nước và công trình xây dựng…

Quy trình quản lý vệ sinh tòa nhà

Bộ phận vệ sinh đóng vai trò quan trọng trong việc làm đẹp và duy trì sự sạch sẽ của không gian chung trong tòa nhà, góp phần tạo nên ấn tượng đầu tiên tích cực với cư dân và khách thăm. Sự sạch sẽ và hiệu quả là những tiêu chí hàng đầu mà bộ phận này không ngừng nỗ lực duy trì, đảm bảo mỗi khu vực luôn trong trạng thái gọn gàng, chỉn chu một cách hoàn hảo.

Bộ phận vệ sinh của Demego luôn đảm bảo mọi vị trí trong tòa nhà đều sạch sẽ Quy trình vệ sinh được xây dựng cho từng vị trí cụ thể trong tòa nhà như: Sảnh, toilet, ngoại cảnh, tầng hầm, hành lang,...đảm bảo tuân theo một chuẩn mực riêng, có tính hệ thống để các công việc được thực hiện đầy đủ, các khu vực trong và ngoài tòa nhà được vệ sinh gọn gàng, sạch sẽ. Để đạt được yếu tố này, quy trình vệ sinh được xây dựng dựa trên các bước như khảo sát các hạng mục và diện tích từng khu vực; đánh giá tình hình thực tế và lên kế hoạch vệ sinh; lên kế hoạch cùng các phương án hỗ trợ để đảm bảo vệ sinh luôn được đảm bảo trong quá trình tòa nhà đi vào hoạt động. Bộ quy trình vệ sinh cũng bao gồm cả quy trình phối hợp xử lý sự cố (nếu xảy ra) trong quá trình thực hiện công việc của các bộ phận trong tòa nhà. Đặc biệt, mỗi một nhân sự vệ sinh đều được lựa chọn kỹ càng, đảm bảo quá trình đào tạo tư duy dịch vụ, tư duy nghề, quy trình đạt chuẩn trước khi đi vào vị trí công việc.

Quy trình quản lý an ninh tòa nhà chuyên nghiệp

An ninh là một bộ phận thiết yếu không thể thiếu trong mỗi tòa nhà. Bộ phận này không chỉ chịu trách nhiệm quản lý các tài sản chung mà còn đảm bảo sự an toàn và bảo mật cho cư dân, giúp họ yên tâm sinh sống mà không phải lo lắng về việc đột nhập hay bị làm phiền bởi người lạ. Đồng thời, bộ phận an ninh còn có nhiệm vụ nhắc nhở cư dân tuân thủ nghiêm ngặt các nội quy và quy định của tòa nhà.

Hệ thống camera an ninh thông minh cho phép theo dõi ra - vào và phát hiện sự xâm nhập bất hợp pháp để kịp thời xử lý Để đảm bảo tính an toàn cho tòa nhà, bộ quy trình quản lý an ninh được xây dựng một cách hệ thống bao gồm: – Khảo sát cấu trúc của tòa nhà bao gồm thiết kế, lối ra vào, lối thoát hiểm… – Đánh giá thực trạng an ninh xung quanh tòa nhà, của khu vực chung nơi có tòa nhà cần kiểm soát an ninh. – Đưa ra các phương án đảm bảo an ninh, bố trí bảo vệ – Xây dựng phương án dự phòng Bộ quy trình an ninh bao gồm các phương án phối hợp nội bộ và liên kết với các bộ phận khác trong tòa nhà. Mục tiêu của các quy trình này là đảm bảo ứng phó hiệu quả với các tình huống khẩn cấp hoặc thảm họa có thể xảy ra, bao gồm: Quy trình phòng cháy chữa cháy Quy trình sơ cấp cứu người bị nạn Quy trình tuần tra Những quy trình này giúp bảo vệ an toàn cho cư dân và bảo đảm tòa nhà hoạt động ổn định trong mọi tình huống. Để chất lượng an ninh được đảm bảo, mỗi một nhân sự an ninh sẽ được kiểm tra đầu vào đạt tiêu chuẩn chiều cao cân nặng, độ tuổi phù hợp, sơ yếu lý lịch & lý lịch tư pháp rõ ràng, .... đồng thời được đào tạo các kỹ năng thường xuyên: kỹ năng giao tiếp cư dân, kỹ năng xử lý tình huống, kỹ năng phối hợp, … Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý vận hành tòa nhà, Demego tự hào là đối tác chiến lược, trực tiếp triển khai tại các dự án lớn như FLC Group, Sunshine Group, Capitaland, và Thành Công Group. Demego nổi bật với đội ngũ nhân sự dày dặn kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý toà nhà, cùng với lợi thế mạnh mẽ về công nghệ khi ứng dụng phần mềm DemePro trong vận hành và quản lý, giúp tiết kiệm chi phí hiệu quả, đảm bảo vận hành chặt chẽ, mang lại sự an tâm cho cư dân và sự hài lòng của Ban quản lý, Chủ đầu tư.