Mỗi doanh nghiệp khi kinh doanh đều phải có những sản phẩm dịch vụ sở trường. Demego cũng vậy, có một nền tảng đa tiện ích được tích hợp để quản lý vận hành tòa nhà với những tính năng vượt trội so với các đơn vị vận hành quản lý thông thường.

Sự đột phá nằm ở 5 điểm chính:

• Tối ưu hóa chất lượng dịch vụ, nguồn lực vận hành.
• Hệ thống báo cáo chi tiết đầy đủ có thể cá nhân hóa theo cách mỗi người sử dụng cài đặt.
• Hệ thống tính năng hoàn chỉnh cho tất cả các bên tham gia: Chủ đầu tư, Ban Quản Trị, Ban Quản Lý, Cư Dân, Tenant, Vendass.
• Nhân sự thiết kế nền tảng và vận hành quản lý có kinh nghiệm và năng lực.

Bài viết này chỉ đề cập tới điểm đột phá đầu tiên: Tối ưu hóa chất lượng dịch vụ, nguồn lực vận hành. Bằng việc tối ưu hóa này, Demego sẽ giúp các ban quản lý tòa nhà tiết kiệm được thời gian, nguồn lực con người và nâng cao năng suất, hiệu quả công việc. Để có thể thực hiện được mục đích này, bắt buộc Demego:

• Sử dụng công nghệ Tự Động Hóa trong lĩnh vực vận hành quản lý tòa nhà.
• Sử dụng phương thức SLA để kiểm soát chất lượng dịch vụ.
• Sử dụng linh hoạt công cụ KPI nhằm đánh giá đúng khả năng vận hành quản lý.

Sử dụng công nghệ Tự Động Hóa trong lĩnh vận hành quản lý tòa nhà:

Demego là doanh nghiệp đầu tiên đưa Tự Động Hóa vào lĩnh vực vận hành quản lý tòa nhà tại thị trường Bất Động Sản Việt Nam.

Tùy vào mỗi dự án Bất Động Sản, có lượng ngân sách phù hợp thì các công nghệ tự động hóa sẽ được áp dụng vào sao cho hợp lý nhằm mục đích hài lòng tất cả các bên đối tác như chủ đầu tư, cư dân tại khu vực vận hành quản lý. Tuy có sự khác nhau ở mỗi dự án như vậy, nhưng tựu chung, công nghệ tự động hóa áp dụng vào vận hành quản lý tòa nhà nhìn chung ở thị trường Việt Nam được Demego nghiên cứu triển khai ở những lĩnh vực sau:

Hệ thống an ninh, kỹ thuật hoàn toàn tự động: phần mềm Demepro có thông báo nhắc việc lên check list đã được set up trước chuyển đúng ngày giờ cho các nhân viên an ninh và người dân.

Quản lý dữ liệu và thông tin: Phần mềm Demepro được thiết kế cá nhân hóa cho người sử dụng có thể tùy chỉnh và xuất ra báo cáo theo ý muốn. Ví dụ: Người quản lý A tùy chỉnh và muốn đọc báo cáo theo biểu đồ hình cột, vì cho rằng như vậy mới là dễ hiểu. Nhưng người quản lý B lại cho rằng biểu đồ đường mới là dễ hiểu, nên người quản lý B đã lựa chọn cài đặt để xuất ra báo cáo theo biểu đồ đường. Đối với cư dân thì ngoài các thông tin từ ban quản lý thông báo thì cư dân có thể nắm thêm được dữ liệu đến từ các tiện ích của tòa nhà như khu vực đỗ xe, các dịch vụ đến từ các nhà cung cấp (Vendass ). Ngoài ra còn có các thông báo tự động như thông báo nhắc nợ, gửi email tự động,

Hệ thống điều khiển tự động: kết hợp với xu hướng IoT trong những năm gần đây, hệ thống điều khiển tự động ở Việt Nam đã được triển khai qua rất nhiều khía cạnh trong cuộc sống như nhà thông minh (Smart Home), nông nghiệp thông minh. Tuy nhiên trong lĩnh vực quản lý vận hành tòa nhà (tòa nhà thông minh) thì vẫn chỉ hạn chế cho những tòa nhà có ngân sách và thương hiệu lớn, chưa có khả năng phổ cập tới nhiều tòa nhà khác. Demego nhắm tới việc đưa hệ thống điều khiển tự động này tới nhiều tòa nhà hơn, mục tiêu là phục vụ khách hàng ở mức 5 sao nhưng với chi phí tiết kiệm hơn. Hệ thống điều khiển tự động này bao gồm: điều khiển không khí, ánh sáng, thang máy, … và nhiều thiết bị khác. Sự tiện nghi này đem lại cảm giác thoải mái cho người sử dụng và tiết kiệm năng lượng.

Quản lý năng lượng: Đi cùng với hệ thống điều khiển tự động đem lại lợi ích tiết kiệm năng lượng thì việc quản lý năng lượng cũng chính là một trong những lĩnh vực mà công nghệ Tự Động Hóa tòa nhà đem lại để ứng dụng vào vận hành quản lý tòa nhà. Ngoài việc thu thập và phân tích dữ liệu về việc tiêu thụ năng lượng trong tòa nhà thì còn có thể sử dụng luôn số liệu ấy để tìm được ra những việc sử dụng năng lượng không cẩn thiết giúp tối ưu lại các thiết bị đang lãng phí nguồn năng lượng làm giảm chi phí vận hành. Điều này khách hàng dù là chủ đầu tư dự án hay là cư dân đều vô cùng hài lòng. Đây cũng là một tiêu chí mà chủ đầu tư dự án nên đưa vào danh mục ưu tiên khi lựa chọn phần mềm quản lý tòa nhà.

Sử dụng SLA để quản lý chất lượng và dịch vụ của đơn vị vận hành quản lý tòa nhà:

SLAs (Service Level Agreements ) là các hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa nhà cung cấp dịch vụ và khách hàng, cụ thể ở đây là ban quản lý vận hành tòa nhà và cư dân, trong đó định ra rõ ràng các tiêu chuẩn chất lượng và cam kết về hiệu suất mà ban quản lý vận hành tòa nhà phải đáp ứng được cho cư dân tòa nhà. Cụ thể như sau:

Xác định và đảm bảo chất lượng dịch vụ mà ban quản lý vận hành tòa nhà đưa ra cho cư dân: SLAs giúp đảm bảo dịch vụ được cung cấp đáp ứng yêu cầu và kỳ vọng của cư dân do hợp đồng đã quy định rõ ràng chất lượng, tiêu chuẩn và hiệu suất mà ban quản lý tòa nhà phải đáp ứng.

Thiết lập trách nhiệm và nghĩa vụ: SLAs quy định trách nhiệm và nghĩa vụ của 2 bên trong hợp đồng, yêu cầu phải có cam kết đến từ hai phía.

Giải quyết tranh chấp: SLAs cung cấp thông tin lấy làm cơ sở để giải quyết tranh chấp một cách công bằng và minh bạch.

Đo lường hiệu suất: Việc đo lương hiệu suất này giúp cho ban quản lý tòa nhà theo dõi được tiến độ công việc thực hiện nghĩa vụ với cư dân theo hợp đồng, thúc đẩy ban quản lý thực hiện cam kết với cư dân. Nếu cư dân được theo dõi thông số này thì cư dân cũng nắm được ban quản lý đang thực hiện yêu cầu công việc của cư dân đến đâu, nhằm đánh giá được năng lực của ban quản lý và thấy được sự tôn trọng đến từ nhà cung cấp dịch vụ.

Định rõ mức độ phạt và bồi thường: SLAs đảm bảo minh bạch các điều khoản bồi thường, và mức độ phạt nếu như nhà cung cấp dịch vụ không thực hiện đúng như cam kết hoặc cư dân không thực hiện hết trách nhiệm là tạo điều kiện cho ban quản lý thực hiện nhiệm vụ như cam kết.

Đây là chỉ một phần của SLAs như đã trình bày và vì SLAs là một lĩnh vực mới xuất hiện ở Việt Nam nên sẽ Demego sẽ có một số bài viết và dịch để cho bạn đọc tham khảo và thấu hiểu hơn tầm quan trọng SLAs nói chung trong quản trị doanh nghiệp và nói riêng trong quản lý vận hành tòa nhà.

Sử dụng linh hoạt công cụ KPI nhằm đánh giá đúng khả năng vận hành quản lý:

Mặc dù KPI chỉ là một công cụ sử dụng cho SLAs nhưng lại là một trong những khâu cần nhiều nguồn lực của ban quản lý vận hành tòa nhà, nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ tối đa, nhưng cũng cần phải cải tiến và tối ưu chính dịch vụ đang cung cấp dựa theo các thông số KPI mang lại, nhằm mục đích đưa đúng thông số về thực tế phục vụ tốt nhất cho cư dân nhưng phải nằm trong khả năng của nhà cung cấp dịch vụ.

Công việc tối ưu hóa là một công việc đòi hỏi đầu tư rất nhiều công sức, tiền bạc và chất xám của cả một tập thể bao gồm lãnh đạo, quản lý và nhân viên. Không chỉ là về số lượng, chất lượng mà còn đòi hỏi nhiều khâu, quy trình phải ăn khớp và phối hợp nhịp nhàng mới có thể đảm bảo được 2 chữ Tối Ưu. Đặc biệt trong lĩnh vực vận hành quản lý tòa nhà, Demego gần như là đơn vị đầu tiên tập trung vào việc này nhằm lấy làm lợi thế cạnh tranh và kỳ vọng được sự ưu tiên, cân nhắc của các chủ đầu tư dự án.