Nâng tầm vận hành bất động sản nhờ nền tảng quản lý số hàng đầu Việt Nam (Phần 2)

Bài viết này sẽ làm rõ cách Demepro mang công nghệ để ứng dụng để giải quyết các bài toán cốt lõi trong vận hành bất động sản, bao gồm quản trị tài chính, quản trị dữ liệu và quản trị tài sản, từ đó giúp các bên liên quan nhìn thấy bức tranh vận hành một cách minh bạch và có hệ thống hơn.

5. Quản trị tài chính - Khi minh bạch tài chính trở thành chuẩn mực

Một trong những điểm sáng của việc quản trị tài chính đó là khả năng phân bổ phí, chính sách thu phí linh hoạt và minh bạch trong quản trị tài chính.

Phân bổ phí chi tiết: Hệ thống cho phép xây dựng cấu trúc đối tượng thu phí theo nhiều lớp, từ khu đô thị, phân khu, tòa nhà, tầng cho tới từng căn hộ cụ thể; đồng thời phân biệt rõ các nhóm cư dân, khách hàng sử dụng tiện ích hay đối tác thuê mặt bằng. Mỗi căn hộ, mỗi cư dân đều có thể được gán các loại phí riêng, áp dụng công thức tính khác nhau dựa trên diện tích, hệ số sử dụng, thời gian khai thác hoặc đặc thù loại hình bất động sản. Nhờ đó, mọi khoản phí đều có căn cứ rõ ràng, giúp Ban Quản lý xác định chính xác nghĩa vụ tài chính của từng đối tượng, giảm sai sót trong quá trình đối soát và hoàn trả cho đối tác/nhà cung cấp.

Ví dụ 1: Ban Quản lý khu đô thị A cần cấu hình thu phí chi tiết đến từng cá nhân trong cùng một căn hộ, thay vì gộp chung theo căn, do mỗi cư dân có nhu cầu và mức độ sử dụng tiện ích khác nhau.

Giả sử căn hộ 1102 có 5 cư dân sinh sống. Cư dân A phát sinh chi phí từ các dịch vụ như mua sắm siêu thị, xem phim, sử dụng bể bơi; trong khi cư dân B là người nhận và thanh toán hóa đơn hàng tháng của căn hộ, nhưng không nắm được các khoản phí do cư dân A sử dụng.

Với DemePro, Ban Quản lý có thể thiết lập đối tượng thu phí riêng cho từng cư dân, ghi nhận chính xác từng khoản sử dụng (ví dụ: phòng gym 1.000.000đ, bể bơi 800.000đ), kèm theo lịch sử giao dịch và hóa đơn minh bạch, đồng thời gửi thông báo trực tiếp đến đúng người sử dụng là cư dân A. Nhờ đó, việc đối soát trở nên rõ ràng, giảm thao tác thủ công và giúp Ban Quản lý nâng cao hiệu quả vận hành lên tới 80%. Việc gửi và nhắc phí được thực hiện tự động chỉ trong vài phút, thay vì mất nhiều ngày như trước trong việc gửi thông báo thanh toán đến trực tiếp căn hộ và giải trình chi phí với cư dân.

Khi có thay đổi về chính sách phí, thay vì phải xử lý thủ công hàng loạt công việc rườm rà như chỉnh file, gửi thông báo riêng lẻ hay đối soát lại dữ liệu, Ban Quản lý chỉ cần cấu hình lại trên hệ thống DemePro. Mọi thay đổi được tự động áp dụng đồng bộ, chính xác và nhất quán cho toàn bộ đối tượng liên quan, giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót.

Ví dụ 2: Trong cùng một khu đô thị, mức phí quản lý giữa các nhóm bất động sản thường có sự chênh lệch rõ rệt do khác nhau về hạ tầng và mức độ dịch vụ sử dụng. Khu biệt thự thường áp dụng mức phí cao hơn so với chung cư thương mại vì phải vận hành hệ thống an ninh riêng, đường nội khu, cảnh quan, chiếu sáng và bảo trì hạ tầng phân tán. Trên thực tế, mức phí của khu biệt thự có thể cao hơn đáng kể, thậm chí cao gấp khoảng 1,5–2 lần so với chung cư thương mại, tùy theo quy mô và tiêu chuẩn dịch vụ.

Đối với chung cư thương mại, mức phí được xây dựng trên cơ sở vận hành các hạng mục dùng chung như thang máy, lễ tân, vệ sinh, kỹ thuật và các tiện ích nội khu. Đây là nhóm có biểu phí “chuẩn” và thường được dùng làm mặt bằng so sánh trong toàn dự án.

DemePro hỗ trợ Ban Quản lý cấu hình các mức phí khác nhau theo từng loại hình bất động sản, cho phép phân bổ đúng mức phí cho đúng nhóm cư dân. Nhờ đó, hệ thống đảm bảo mỗi đối tượng chỉ phải đóng các khoản phí phù hợp với loại hình sinh sống và mức độ sử dụng dịch vụ, tránh so sánh khập khiễng giữa các phân khu và giảm thiểu tranh cãi trong cộng đồng cư dân.

*Hướng dẫn cách cấu hình kịch bản thu phí trong khu đô thị 

Chính sách thu phí linh hoạt: chính sách thu phí được thiết kế theo hướng linh hoạt để phù hợp với thực tế vận hành luôn biến động. Ban Quản lý có thể chủ động xây dựng nhiều kịch bản thu phí khác nhau cho từng nhóm cư dân, từng giai đoạn hoặc từng loại dịch vụ. Hệ thống cho phép thiết lập thứ tự ưu tiên thanh toán, trong đó các dịch vụ thiết yếu được thu trước, các dịch vụ bổ sung và phát sinh được thu sau. Trong các trường hợp đặc biệt, quản trị viên vẫn có thể can thiệp thủ công để điều chỉnh, hỗ trợ hoặc xử lý ngoại lệ, đảm bảo tính nhân văn nhưng không làm mất kiểm soát dòng tiền.

Ví dụ: Sau Hội nghị nhà chung cư, cư dân thống nhất tăng 3% phí dịch vụ vệ sinh sảnh do số lượng nhân sự và tần suất vệ sinh hiện tại chưa đáp ứng được tiêu chuẩn sạch sẽ mong muốn. Ban Quản lý chỉ cần cấu hình lại biểu phí dịch vụ trên DemePro, hệ thống sẽ tự động cập nhật, hạch toán và gửi thông báo phí kèm hóa đơn mới đến từng cư dân theo mức phí đã được điều chỉnh.

Trước đây, anh Nguyễn Văn An thanh toán hóa đơn hàng tháng với tổng số tiền 3.000.000 đồng. Sang kỳ thanh toán tháng 9, sau khi áp dụng mức tăng 3% phí dịch vụ cùng các khoản phí liên quan như gửi xe và tiện ích, tổng số tiền phải thanh toán của anh An là 3.200.000 đồng. Tuy nhiên, anh An chỉ thanh toán 3.000.000 đồng, còn thiếu 200.000 đồng.

DemePro tự động ghi nhận khoản tiền đã nộp và phân bổ theo thứ tự ưu tiên đã được cấu hình sẵn: trước hết là phí dịch vụ 2.200.000 đồng, tiếp theo là phí gửi xe 300.000 đồng. Phần còn lại 500.000 đồng được hệ thống ghi nhận vào phí tiện ích, dẫn đến hạng mục này vẫn còn thiếu 200.000 đồng chưa được thanh toán đủ.

Ngay sau đó, hệ thống tự động gửi thông báo nhắc thanh toán đến tài khoản của anh An. Nếu quá thời hạn quy định mà khoản thiếu vẫn chưa được hoàn tất, DemePro sẽ tự động ghi nhận tình trạng nộp chậm và áp dụng quy chế xử phạt được cấu hình trước đó trên hệ thống. Sang kỳ thanh toán tiếp theo, anh An sẽ phải thanh toán thêm 100.000 đồng tiền phạt chậm nộp.

Minh bạch trong quản trị tài chính:

Đối với cư dân, tính minh bạch được thể hiện ngay trên từng hóa đơn. Mỗi khoản phí đều được bóc tách rõ ràng: tổng số tiền phải thanh toán, các hạng mục cấu thành, đơn giá, cũng như thông tin nhà cung cấp dịch vụ. Nhờ đó, cư dân không chỉ biết mình cần đóng bao nhiêu, mà còn hiểu rõ mình đang chi trả cho những dịch vụ nào.

Ở góc độ Ban Quản trị và Chủ đầu tư, hệ thống cung cấp báo cáo thanh toán theo thời gian thực, đồng thời tự động gửi cảnh báo đối với các trường hợp nộp chậm, thanh toán thiếu hoặc phát sinh bất thường. Toàn bộ giao dịch trong quá trình vận hành và đối soát giữa Ban Quản lý và các bên liên quan đều được lưu vết đầy đủ, phản ánh rõ trạng thái đã thanh toán, thừa – thiếu, cũng như quỹ kết dư theo tháng, quý và năm.

Khi cư dân, Ban Quản trị, Chủ đầu tư và đơn vị quản lý vận hành cùng làm việc trên một nguồn dữ liệu thống nhất, minh bạch không còn là một cam kết trên giấy, mà trở thành năng lực cốt lõi giúp quản trị tài chính nhà chung cư vận hành hiệu quả, rõ ràng và bền vững hơn trong kỷ nguyên số.

Ví dụ: 

Sau khi truy cập hệ thống báo cáo, Ban Quản lý Chung cư A theo dõi toàn bộ tài chính tháng 10 trên một màn hình duy nhất. Tổng thu đạt 400 triệu đồng, tổng chi 385 triệu đồng. Chi phí được phân tách theo hạng mục, trong đó bể bơi 12 triệu đồng, phòng gym 30 triệu đồng, còn lại là các chi phí vận hành khác.

Báo cáo công nợ ghi nhận 27 căn hộ chưa thanh toán, với tổng số tiền tồn đọng 30 triệu đồng. Số dư quỹ được cập nhật theo thời gian thực: quỹ vận hành 35 triệu đồng, quỹ bảo trì 12,8 triệu đồng, quỹ dự phòng 62 triệu đồng. Chỉ sau vài phút, Ban Quản lý nắm được toàn cảnh tài chính tháng.

Khi truy cập vào chỉ số công nợ 30 triệu đồng, hệ thống hiển thị chi tiết 27 căn hộ còn nợ. Ví dụ: căn A1205 nợ 2 triệu đồng phí dịch vụ; căn B1803 nợ 500.000 đồng phí gửi xe; căn C0907 nợ 200.000 đồng phí tiện ích. Toàn bộ thông tin về hạng mục phí, kỳ thanh toán và trạng thái đều được truy xuất trực tiếp trên hệ thống.

Bảng kê đối soát các khoản phí

Thông qua cách tiếp cận này, bài toán thu – chi không chỉ dừng lại ở việc thu đủ và đúng hạn, mà còn trở thành công cụ giúp Ban Quản lý chứng minh năng lực vận hành chuyên nghiệp, xây dựng niềm tin lâu dài và thiết lập một môi trường quản trị tài chính minh bạch, bền vững cho toàn bộ khu đô thị.

6. Quản trị bằng dữ liệu: Khi quyết định không còn dựa vào cảm tính

Một điểm khác biệt cốt lõi của DemePro nằm ở khả năng thu thập và liên thông dữ liệu vận hành từ nhiều nguồn khác nhau trên cùng một nền tảng, bao gồm: 

• Dữ liệu về yêu cầu cư dân: Ghi nhận, phân loại và thống kê toàn bộ các phản ánh, yêu cầu dịch vụ của cư dân theo từng nhóm vấn đề, tần suất và thời gian xử lý.

• Dữ liệu về nhân khẩu học: Thể hiện quy mô dân cư, cơ cấu độ tuổi, nhóm hộ gia đình, giúp hiểu rõ đặc điểm cộng đồng đang sinh sống trong khu nhà.

• Dữ liệu về tình hình nhập cư (ở thực hay cho thuê): Theo dõi tỷ lệ căn hộ ở thực, cho thuê và biến động người ở, phục vụ quản lý an ninh và thủ tục cư trú.

• Dữ liệu về phương tiện và xu hướng chuyển đổi: Quản lý số lượng, loại phương tiện và nhận diện xu hướng thay đổi hành vi di chuyển của cư dân theo thời gian.

• Dữ liệu tiêu dùng cư dân: Phân tích cơ cấu chi tiêu hằng tháng, xác định các loại phí và dịch vụ chiếm tỷ trọng cao, cùng mức tiêu thụ điện nước trung bình.

• Dữ liệu chất lượng phục vụ của nhân sự: Đo lường hiệu quả làm việc thông qua thời gian xử lý, tỷ lệ hoàn thành và mức độ hài lòng của cư dân.

• Dữ liệu tình hình sử dụng tiện ích: Theo dõi tần suất sử dụng từng tiện ích, nhận diện khung giờ cao điểm và xu hướng thay đổi nhu cầu.

• Dữ liệu phát triển mặt bằng kinh doanh: Tổng hợp tình trạng khai thác, tỷ lệ lấp đầy và hiệu quả kinh doanh của các mặt bằng dịch vụ trong khu nhà.

• Dữ liệu tài sản và bảo trì vận hành: Quản lý danh mục tài sản, lịch sử bảo trì, sự cố và tình trạng vận hành để chủ động kế hoạch sửa chữa, thay thế.

• Còn nhiều dữ liệu khác có giá trị nữa…. 

Thay vì mỗi bộ phận lưu dữ liệu riêng lẻ, DemePro đưa toàn bộ thông tin về một kho dữ liệu thống nhất, tạo nền tảng cho việc theo dõi và phân tích xuyên suốt.

Trên nền tảng đó, hệ thống báo cáo theo thời gian thực cho phép Ban Quản lý và lãnh đạo nắm bắt ngay tình hình vận hành của dự án: từ số lượng ticket đang xử lý, tỷ lệ hoàn thành theo tiêu chuẩn SLAs, doanh thu – công nợ, cho đến tần suất sự cố kỹ thuật hay mức độ sử dụng tiện ích,... Mọi dữ liệu được cập nhật liên tục, giúp việc điều hành không còn phụ thuộc vào các báo cáo tổng hợp cuối tháng hay file Excel thủ công.

Ví dụ liên quan đến việc đánh giá chất lượng nhân sự thông qua hệ thống khảo sát

Tại chung cư A, anh Nguyễn Văn Bình là nhân sự kỹ thuật phụ trách xử lý các yêu cầu sửa chữa điện nước và điều hòa cho cư dân. Trong tháng 10, anh Bình được hệ thống phân công 45 ticket hỗ trợ, trong đó 43 ticket được xử lý đúng hạn, 2 ticket xử lý chậm do phải chờ linh kiện thay thế.

Sau mỗi lần hoàn tất công việc, hệ thống khảo sát của DemePro tự động gửi đánh giá đến cư dân. Kết thúc tháng, báo cáo chất lượng công việc của anh Bình cho thấy 38/45 cư dân đã phản hồi khảo sát, với điểm hài lòng trung bình đạt 4,4/5. Trong đó, 26 lượt đánh giá 5 sao, 9 lượt đánh giá 4 sao, và 1 lượt đánh giá 3 sao. Các nhận xét tích cực thường xuyên xuất hiện là “xử lý nhanh”, “giải thích rõ ràng”, trong khi một số ý kiến góp ý cho rằng anh Bình cần chú ý hơn đến việc dọn dẹp khu vực sau khi sửa chữa.

Từ báo cáo này, Ban Quản lý có thể thấy rõ hiệu quả làm việc của anh Bình so với mặt bằng chung của tổ kỹ thuật (điểm trung bình toàn tổ là 4,5/5 sao). Dữ liệu cũng cho thấy tỷ lệ xử lý đúng hạn của anh đạt 95,5%, cao hơn mức mục tiêu 90% đã đặt ra. Trên cơ sở đó, Ban Quản lý sử dụng báo cáo khảo sát để ghi nhận kết quả làm việc tốt của anh Bình, đồng thời nhắc nhở 

*Hướng dẫn cách xem báo cáo công việc, chất lượng nhân sự 

Nhờ việc đánh giá được thực hiện sau từng lần hỗ trợ và tổng hợp thành dữ liệu định lượng, chất lượng công việc của mỗi nhân sự không còn là cảm nhận chung chung, mà được phản ánh bằng con số cụ thể, minh bạch và có thể theo dõi theo thời gian

Hệ thống báo cáo được thiết kế liên thông giữa các báo cáo chi tiết của từng module, từ vận hành, tài chính, tài sản đến dịch vụ cư dân, tạo thành một bức tranh báo cáo tổng thể. Nhờ sự liên kết này, Ban Quản lý không chỉ theo dõi từng vấn đề riêng lẻ trong khu đô thị mà còn nhìn thấy mối quan hệ giữa các dữ liệu, xu hướng vận hành và hành vi sử dụng dịch vụ, từ đó phục vụ tốt hơn cho việc phân tích, ra quyết định và so sánh ở cấp độ toàn dự án và toàn ngành.

Ví dụ: Khi Ban lãnh đạo cần đánh giá hiệu quả vận hành giữa các phân khu trong cùng một đại đô thị, kết quả phân tích sẽ khác nhau rõ rệt tùy theo mức độ ứng dụng công nghệ.

Khi DemePro được triển khai, hệ thống báo cáo liên thông cho phép so sánh trực tiếp giữa các phân khu. Ví dụ, trong cùng một tháng, phân khu A có chi phí vận hành 2,500,000 đồng nhưng phát sinh 320 khiếu nại, tỷ lệ hài lòng của cư dân chỉ đạt 78%; trong khi phân khu B có chi phí vận hành 200.000.000 đồng, chỉ phát sinh 120 khiếu nại và tỷ lệ hài lòng đạt 92%. Từ các số liệu này, Ban lãnh đạo dễ dàng nhận diện phân khu A vận hành kém hiệu quả hơn do đội nhân viên an ninh làm việc không tốt, dẫn đến rất nhiều khiếu nại liên quan đến thái độ của an ninh, có người lạ đột nhập, mất cắp diễn ra… được thể hiện qua hệ thống các ticket.

Khi không có DemePro, Ban Quản lý khó xác định chính xác điểm nghẽn trong vận hành. Thay vì chỉ mất vài giây để xem báo cáo tổng hợp, PM phải thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn, đối chiếu thủ công và tổ chức các cuộc họp để làm rõ vấn đề, gây tốn thời gian và làm chậm quá trình ra quyết định.

Cuối cùng, hệ thống dữ liệu và báo cáo phân tích giúp Ban Quản lý chủ động ra quyết định nhanh và chính xác hơn trong công tác vận hành. Thay vì phải tổng hợp thủ công hoặc tranh luận dựa trên cảm nhận cá nhân, Ban Quản lý có thể dựa trực tiếp vào dữ liệu đã được hệ thống hóa, cập nhật theo thời gian thực và nhất quán trên toàn dự án, từ đó nâng cao hiệu quả điều hành và tính minh bạch trong quản lý.

7. Số hóa công tác quản trị tài sản - Nền tảng cho vận hành bền vững

Trong vận hành khu đô thị và chung cư, tài sản hệ thống chính là “xương sống” quyết định mức độ an toàn, ổn định và chất lượng sống của cư dân. Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều Ban Quản lý vẫn đang theo dõi tài sản bằng sổ sách rời rạc hoặc kinh nghiệm cá nhân, dẫn đến việc bảo trì bị động, dễ bỏ sót mốc quan trọng và khó chứng minh trách nhiệm khi xảy ra sự cố. DemePro giải quyết bài toán này bằng cách số hóa toàn bộ vòng đời tài sản trên một nền tảng thống nhất.

Trên DemePro, mỗi tài sản đều có một “hồ sơ số” đầy đủ: từ số lượng, vị trí lắp đặt, thông số kỹ thuật, thời gian bảo hành, nhà cung cấp cho đến các tài liệu liên quan như hợp đồng, biên bản nghiệm thu hay tài liệu hướng dẫn kỹ thuật. Toàn bộ dữ liệu này được lưu trữ tập trung và gắn trực tiếp với từng tòa nhà, từng phân khu, giúp Ban Quản lý tra cứu nhanh chóng và không phụ thuộc vào trí nhớ hay việc bàn giao nhân sự.

Đáng chú ý, hệ thống không chỉ dừng ở việc lưu trữ thông tin, mà còn chủ động tạo ra các cảnh báo và nhắc việc liên quan đến bảo trì – bảo hành. Khi một tài sản đến hạn bảo trì, sắp hết thời gian bảo hành hoặc phát sinh sự cố bất thường, DemePro tự động gửi thông báo đến Ban Quản lý để kịp thời xử lý, thay vì chỉ phát hiện khi cư dân đã phản ánh hoặc sự cố đã xảy ra. 

Ban Quản lý có thể nắm đầy đủ và xuyên suốt thông tin về bảo hành – bảo trì và tình trạng sử dụng tài sản: tài sản đang ở đâu, số lượng còn lại bao nhiêu, đang được sử dụng như thế nào, tài sản nào còn giá trị sử dụng, tài sản nào cần thanh lý. Những câu hỏi tưởng chừng nhỏ nhưng rất thực tế như “thiết bị mượn cho sự kiện A đã được hoàn trả hay chưa” đều được truy vết rõ ràng trên hệ thống, giúp ngăn ngừa thất thoát tài sản và tăng tính minh bạch trong vận hành.

Hệ thống tổng hợp và phân tích dữ liệu liên quan đến tài sản như kết quả đánh giá rủi ro, lịch sử bảo trì – bảo hành, biên bản nghiệm thu và thông tin nhà cung cấp. Từ đó, Ban Quản lý có được bức tranh tổng thể về vòng đời và mức độ rủi ro của từng tài sản, chủ động nhận diện các tài sản tiềm ẩn nguy cơ, đặc biệt là các hệ thống ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm, an toàn và an ninh của cư dân. Dựa trên dữ liệu này, Ban Quản lý có cơ sở để điều chỉnh phương thức bảo trì, tần suất kiểm tra và cấu phần tài sản một cách kịp thời và hiệu quả.

Chủ đầu tư bàn giao tài sản cho Ban quản lý

Bàn giao như thế nào? Nắm được các báo cáo thống kê như thế nào? Có thể đề cập nhưng hạn chế lan man 

Ứng dụng trong công tác quản trị tài sản trong giai đoạn bàn giao

Ngoài ra, hệ thống quản trị tài sản còn hỗ trợ người cho thuê khai báo và quản lý các tài sản hệ thống đã lắp đặt sẵn trong căn hộ. Khi bàn giao, toàn bộ tài sản và thông tin hiện trạng tại thời điểm bàn giao được ghi nhận và chuyển giao rõ ràng. Hệ thống cho phép so sánh tình trạng tài sản trước giai đoạn bàn giao và trong quá trình bàn giao, từ đó phát hiện sớm hư hỏng, defects liên quan đến bảo hành – bảo trì, làm cơ sở xác định trách nhiệm và xử lý minh bạch giữa các bên. Bên cạnh đó, tính năng quản lý bảo trì – bảo hành tài sản còn hỗ trợ Chủ đầu tư tổng hợp và phân tích dữ liệu vận hành, từ đó xây dựng các báo cáo đánh giá hiệu quả nhà cung cấp, giúp nhận diện rõ đơn vị nào hoạt động tốt và đơn vị nào còn hạn chế để có cơ sở điều chỉnh, lựa chọn phù hợp cho các dự án trong tương lai.

• Lưu trữ tập trung:  Song song với việc lưu trữ các văn bản giấy, hệ thống sẽ lưu các bản scan về giấy tờ. Toàn bộ tài liệu bàn giao, hồ sơ tài sản và thông tin bảo hành được lưu trữ tập trung, dễ tra cứu và không thất lạc.

• Điều phối bàn giao: Hệ thống cho phép đặt và quản lý lịch bàn giao linh hoạt theo thời gian cư dân đăng ký, giúp Ban Quản lý chủ động sắp xếp nhân sự. Lưu giữ các dữ liệu về defects và quá trình xử lý defects đều lưu trữ lại và thống kê, để CĐT có thể tiếp tục nghiệm thu.

• Nhận diện bảo hành: Mọi yêu cầu của cư dân đều được đối chiếu tự động với tình trạng tài sản, xác định rõ còn hạn hay hết hạn bảo hành để xử lý chính xác.

Ví dụ: Khi Chủ đầu tư bàn giao căn hộ A cho cư dân Nguyễn Thị Liên, danh mục tài sản đi kèm gồm 1 điều hòa, 4 cửa và các thiết bị PCCC trong căn hộ. Trong quá trình nhận bàn giao, chị Liên phát hiện điều hòa hoạt động kém, không đủ khả năng làm mát và tạo ticket phản ánh hạng mục bàn giao trực tiếp trên ứng dụng cư dân, kèm hình ảnh và video minh họa.

Thông tin được Ban Quản lý tiếp nhận trực tiếp trên DemePro, hệ thống tự động xác định tài sản đang gặp lỗi defect và còn trong thời hạn bảo hành. Trên cơ sở đó, Ban Quản lý gắn quy trình xử lý phù hợp, đồng thời phân công và gắn thẻ công việc cho nhà cung cấp điều hòa cùng đội kỹ thuật nội bộ để phối hợp bảo hành, bảo trì đúng theo khung thời gian mà cư dân đăng ký vào 10h sáng. Lỗi defect của điều hòa được ghi nhận lại trên hệ thống tương ứng với nhà cung cấp A, từ đó sẽ sản sinh ra báo cáo về tình trạng chất lượng sản phẩm của nhà cung cấp A, từ đó Chủ đầu tư có thể xem  

* Quy trình báo lỗi và xử lý defect trong căn hộ với Demepro

Bảo trì tài sản sau giai đoạn bàn giao

Ứng dụng trong quản trị tài sản hệ thống 

Trong thực tế vận hành, tài sản có thể chia thành hai nhóm theo mức độ ảnh hưởng đến an toàn – an ninh cư dân. Với nhóm tài sản ảnh hưởng trực tiếp như thang máy, hệ thống PCCC, điều hòa trung tâm…, DemePro cho phép lưu trữ đầy đủ hợp đồng nhà cung cấp, hồ sơ bảo hành, kiểm định định kỳ làm cơ sở để Ban Quản lý bảo trì đúng chuẩn và có dữ liệu rõ ràng khi làm việc với nhà thầu, Ban Quản trị hoặc cư dân.

Với nhóm tài sản không ảnh hưởng trực tiếp như chiếu sáng, thiết bị phụ trợ…, hệ thống vẫn phát cảnh báo bảo trì nhưng cho phép Ban Quản lý linh hoạt điều chỉnh thời điểm thực hiện theo ngân sách và kế hoạch vận hành. Nhờ đó, việc bảo trì được kiểm soát chủ động, cân bằng giữa yêu cầu kỹ thuật và chi phí, thay vì làm cứng nhắc hoặc chỉ xử lý khi đã hỏng.

Ví dụ: Hệ thống phát cảnh báo cho biết thang máy tại sảnh A, tòa B đã đến thời hạn bảo trì, bảo hành. Ngay khi nhận cảnh báo, Ban Quản lý tạo ticket bảo trì tương ứng, gắn trách nhiệm cho đội kỹ thuật và nhà cung cấp thang máy để triển khai xử lý. Trong trường hợp quá thời hạn nhưng chưa thực hiện, cảnh báo đối với thiết bị này vẫn được duy trì trên hệ thống cho đến khi hoàn tất.

Song song đó, hệ thống cũng ghi nhận bóng đèn tại hành lang tầng 3 đã đến hạn bảo trì. Dù thiết bị vẫn đang hoạt động bình thường, nhưng nếu không xử lý trong vòng một tháng tới có thể phát sinh trục trặc. Do thang máy được cấu hình là tài sản ảnh hưởng trực tiếp đến an toàn cư dân, Ban Quản lý ưu tiên thực hiện bảo trì thang máy trước. Với bóng đèn hành lang, Ban Quản lý có thể linh hoạt điều chỉnh thời hạn bảo trì lùi thêm một tuần, đảm bảo nguồn lực được phân bổ hợp lý mà vẫn đáp ứng yêu cầu bảo trì cho cả hai thiết bị.

App BQL tích hợp checklist kỹ thuật cho kỹ sư trưởng và đội vận hành. Toàn bộ hạng mục như hệ thống phun nước tự động, đèn chiếu sáng, PCCC, điện – nước, đường dây kỹ thuật… được số hóa thành danh sách thiết bị chi tiết trên hệ thống. Mỗi thiết bị được phân công theo từng ca kíp, từng nhân sự, kèm trạng thái kiểm tra. Trong quá trình đi tuần, đội kỹ thuật có thể ghi nhận sự cố bằng hình ảnh, cập nhật trực tiếp trên app. Kỹ sư trưởng (KST) và PM nhận thông tin theo thời gian thực, theo dõi ngay các vấn đề phát sinh. Nếu tài sản gặp lỗi, hệ thống cho phép truy xuất lại lịch sử bảo hành – bảo trì, các đánh giá kỹ thuật trước đó, tần suất lỗi đã ghi nhận. Khi một thiết bị bị báo lỗi nhiều lần qua các kỳ kiểm tra, dữ liệu sẽ thể hiện rõ xu hướng, từ đó đưa ra quyết định tăng cường bảo trì hoặc thay thế.

Toàn bộ quy trình giúp Ban Quản lý chủ động quản trị rủi ro trong vận hành và quản lý tài sản, dựa trên dữ liệu thực tế thay vì cảm tính.

Thông qua cách tiếp cận này, công tác quản trị tài sản không còn mang tính đối phó hay phụ thuộc vào con người, mà trở thành một quy trình chủ động, có dữ liệu và có thể kiểm soát. Với Ban Quản lý, đây là nền tảng quan trọng để nâng cao an toàn vận hành, giảm rủi ro sự cố, đồng thời xây dựng niềm tin với cư dân và các bên liên quan bằng những bằng chứng rõ ràng, minh bạch.

Ví dụ: Quản trị tài sản thang máy tại một chung cư cao tầng

Ví dụ, thang máy số 3 tại sảnh A đến hạn bảo trì vào ngày 15/11. Trước thời điểm này 14 ngày, hệ thống tự động gửi cảnh báo cho Ban Quản lý và nhân sự phụ trách. Khi phát sinh sự cố rung lắc nhẹ trong quá trình vận hành, Ban Quản lý tạo ticket gắn trực tiếp với thang máy số 3, phân công đội kỹ thuật và nhà cung cấp phối hợp xử lý. Toàn bộ quá trình từ tiếp nhận, khắc phục đến nghiệm thu được ghi nhận trên hệ thống.

Sau 12 tháng vận hành, dữ liệu cho thấy thang máy số 3 phát sinh 8 sự cố, cao hơn mức trung bình của 5 thang còn lại (3–4 sự cố/năm). Từ đó, Ban Quản lý có cơ sở để đánh giá rủi ro, yêu cầu nhà cung cấp điều chỉnh phương án bảo trì hoặc lên kế hoạch thay thế, nâng cấp thiết bị, thay vì xử lý bị động khi sự cố xảy ra.

*Hướng dẫn cách cấu hình bảo trì cho tài sản

Nhờ cách quản trị này, Ban Quản lý chủ động kiểm soát rủi ro an toàn, chứng minh được công tác bảo trì minh bạch với Ban Quản trị và cư dân, đồng thời giảm đáng kể tình trạng xử lý bị động “hỏng mới sửa” như trước đây.

Kết luận

DemePro không đơn thuần là một phần mềm quản lý vận hành, mà là nền tảng công nghệ định hình lại cách bất động sản được vận hành trong kỷ nguyên dữ liệu. Bằng việc đưa ticket, SLA, cấu hình linh hoạt và dữ liệu thời gian thực vào trung tâm, DemePro giúp các bên liên quan quản lý quy mô lớn hơn, vận hành hiệu quả hơn và ra quyết định chính xác hơn.

Trong bối cảnh thị trường bất động sản ngày càng cạnh tranh, vận hành chuyên nghiệp và minh bạch không còn là lợi thế, mà đã trở thành điều kiện bắt buộc. Và đó chính là nơi công nghệ như DemePro thể hiện rõ vai trò của mình.

Xem thêm bài viết: Hệ giá trị của Ban quản lý trong Kỷ nguyên vận hành số