Giải pháp nâng cao chất lượng quản lý tòa nhà văn phòng thời đại 4.0

Quá trình vận hành, quản lý tòa nhà văn phòng chưa bao giờ là một việc dễ dàng. Nhất là trong thời đại 4.0, khi mà những phương pháp quản lý thủ công còn tồn tại rất nhiều bất cập. Vậy đâu là hướng đi mới cho chủ đầu tư/ban quản trị để vừa quản lý hiệu quả, vừa tiết kiệm chi phí? Cùng tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây!

Nhu cầu thuê văn phòng ngày càng gia tăng

Trong những năm gần đây, số lượng doanh nghiệp startup ngày càng gia tăng. Tính đến 2023, cả nước có 159.294 doanh nghiệp đăng ký thành lập, tăng 7,2% so với cùng kỳ năm 2022 (Nguồn: Theo VnExpress) Số lượng doanh nghiệp tăng nhanh cũng kéo theo nhu cầu thuê văn phòng ngày một lớn để có thể đáp ứng nhu cầu mở rộng, phát triển của các doanh nghiệp.  Thị trường cho thuê tòa nhà văn phòng nóng hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, công tác quản lý các khu văn phòng hiện nay còn nhiều hạn chế khi: quản lý thủ công chưa hiệu quả, các thiết bị trong tòa nhà thường xuyên hỏng hoặc mất trộm, hệ thống an ninh lỏng lẻo,… 

Thực trạng quản lý tòa nhà văn phòng gặp nhiều bất cập

Thực tế cho thấy, khâu quản lý vận hành tòa nhà văn phòng vẫn chưa thực sự được chủ đầu tư thật sự chú trọng. Hoặc các chủ đầu tư chưa lường hết được các vấn đề có thể xảy ra bởi “làm dâu trăm họ” quả thực không dễ dàng. Từ đó dẫn tới tình trạng doanh nghiệp sau khi kết thúc hợp đồng sẽ “một đi không trở lại”.  Dưới đây là một số bất cập trong công tác quản lý tòa nhà văn phòng hiện nay:

Thiếu sự giao tiếp giữa ban quản lý và khách thuê

Ban quản lý tòa nhà phải đối diện với áp lực từ nhiều vấn đề, từ việc bảo trì cơ sở vật chất đến việc giải quyết xung đột giữa các khách thuê. Trong khi đó, khách thuê thì thường xuyên cảm thấy không đủ thông tin về quá trình quản lý và các quyết định quan trọng. Từ việc những thông tin được truyền đạt không rõ ràng dẫn đến nhiều sự hiểu lầm và mâu thuẫn.

Quản lý thủ công, thiếu tính số hóa

Hầu hết hiện nay, quy trình quản lý các tòa nhà văn phòng đều được thực hiện thủ công, vừa tốn nhân lực vừa chưa thực sự hiệu quả. Mỗi tháng các bộ phận kiểm tra, giám sát đều trực tiếp đi kiểm tra từng thiết bị, tài sản. Sau đó sẽ ghi chép thủ công để báo cáo lại với ban quản trị. Quy trình này dẫn đến nhiều bất cập như: – Thiếu minh bạch hoặc gặp sai sót trong công tác kiểm tra.  – Tốn kém thời gian và chi phí thuê nhân viên kiểm tra giám sát – Thiếu tính cập nhật do lưu trữ trên giấy tờ. Khi ban quản lý tòa nhà hoặc doanh nghiệp muốn tìm kiếm thông tin sẽ rất khó khăn và mất thời gian. 

Quản lý tài chính mập mờ, không đồng nhất

Quản lý tòa nhà văn phòng có những bất cập gì? Một trong số đó chính là bất cập về quản lý tài chính. Khách thuê không theo dõi được các chi phí hàng tháng. Từ đó dẫn tới tình trạng mỗi khi ban quản lý tăng giá hoặc thay đổi chính sách quản lý tài chính có thể khiến khách thuê phản đối. Sự không đồng thuận này sẽ dẫn đến môi trường căng thẳng và xa cách giữa Ban quản lý tòa nhà và khách thuê văn phòng.

Tốn kém chi phí thuê nhân lực và thời gian vận hành

Phương pháp quản lý tòa nhà văn phòng truyền thống hiện nay đã không còn mang lại nhiều hiệu quả, tiêu tốn rất nhiều thời gian và chi phí. Đặc thù các tòa nhà sẽ tọa lạc ở nhiều vị trí khác nhau. Vì vậy, chi phí tuyển dụng nhân sự giám sát trực tiếp tại các tòa nhà là rất lớn. Để khắc phục sự lãng phí đó, doanh nghiệp cần không ngừng cập nhật xu thế mới bằng các ứng dụng khoa học công nghệ vào trong quản lý tòa nhà, bất động sản.

Dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà văn phòng của Demego mang lại lợi ích gì?

Để khắc phục những bất cập kể trên, chủ đầu tư nên hợp tác cùng với một đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp. Tập đoàn Công nghệ và Dịch vụ bất động sản Demego là đơn vị quản lý, vận hành, kỹ thuật tòa nhà văn phòng uy tín hàng đầu Việt Nam với nhiều năm kinh nghiệm cam kết sẽ mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho chủ đầu tư.

Quản lý bằng phần mềm DemePro - nền tảng công nghệ độc quyền, thông minh đa tiện ích

Công cụ hỗ trợ đắc lực cho ban quản lý tòa nhà chính là phần mềm tích hợp nhiều tính năng. Phần mềm độc quyền DemePro được xây dựng và phát triển bởi chính đội ngũ quản lý và chuyên gia của Demego. Giao diện thông minh, thân thiện với người dùng, dù là ban quản lý hay chủ đầu tư đều dễ dàng sử dụng. Rất nhiều tính năng được tích hợp và kết nối đa nền tảng. DemePro được xem là giải pháp công nghệ nổi bật, toàn diện trong tổng thể dịch vụ Demego cung cấp. – Giao diện thông minh – dễ sử dụng: DemePro được thiết kế với nhiều giao diện phù hợp cho từng đối tượng người dùng (cá nhân hóa sử dụng, đa dạng trải nghiệm, tùy theo vị trí công việc và sở thích cá nhân).

– Được xây dựng, phát triển bởi chuyên gia phần mềm + data dữ liệu và kỹ sư vận hành chuyên nghiệp. Vì vậy, DemePro đã được đưa vào thử nghiệm thực tế qua nhiều dự án cụ thể. Từ đó phần mềm được tinh chỉnh, hoàn thiện để ngày một tối ưu hơn.  – Có tính tự động hóa trong quy trình. Khách thuê sẽ được nhận thông báo về chi phí điện, nước, internet, truyền hình cáp công khai, minh bạch. Đồng thời, thanh toán nhanh chóng, dễ dàng bởi Demepro liên kết các ứng dụng khác như MOMO, Viettel pay, Payoo,... – Lần đầu tiên xuất hiện ở Việt Nam phần mềm quản lý vận hành tòa nhà cho phép đo lường về tiêu chuẩn dịch vụ của ban quản lý (SLA). Từ đó giúp đánh giá chất lượng tiêu chuẩn dịch vụ của ban quản lý. Đây được xem là một bước tiến vượt bậc, mang đến sự bình đẳng và quyền lợi cho khách thuê. 

– Có khả năng kết hợp với các nền tảng công nghệ khác như MOMO, Viettel pay, Payoo,... giúp thanh toán hóa đơn dễ dàng, tiện lợi. Với những ưu điểm trên, DemePro được coi như át chủ bài trong tổng thể dịch vụ Demego cung cấp. 

Tiết kiệm chi phí quản lý vận hành 

Khi hợp tác cùng Demego, Chủ đầu tư, Ban quản lý sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí, bởi chúng tôi cung cấp đầy đủ các công cụ giúp:  – Quản lý khách thuê văn phòng – Quản lý hợp đồng;  – Tính phí dịch vụ;  – Cung cấp nhân sự;  – Quản lý yêu cầu của khách thuê văn phòng …

Tính may đo, linh động cho từng dự án

Dịch vụ quản lý - vận hành - kỹ thuật tòa nhà văn phòng của Demego cung cấp đảm bảo được sự chuyên nghiệp với quy trình quản lý được xây dựng đặc thù, phù hợp với từng tòa nhà. Nhiều tiện ích được cung cấp thích hợp để theo dõi hoạt động quản lý tòa nhà một cách dễ dàng và minh bạch. Ngoài ra, với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề, phần mềm DemePro của Demego có thể linh động, tùy biến, thay đổi để phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Như vậy có thể nói, đầu tư cho các giải pháp công nghệ không chỉ tạo điều kiện tiết giảm chi phí trong dài hạn, tối ưu trải nghiệm người dùng, mà còn tăng tính minh bạch của thông tin thị trường. Đây cũng là lý do các tòa nhà do Demego quản lý nhận được nhiều phản hồi tích cực từ chủ đầu tư và các khách thuê văn phòng.